Cuando creas una sociedad en Francia, redactas sus statuts (los estatutos, el documento que fija cómo funciona la sociedad) con cuidado, los haces revisar, los firmas y los depositas a través del guichet unique, la ventanilla única en línea para los trámites de empresa que gestiona el INPI, el Instituto Nacional de la Propiedad Industrial francés. Lo que se suele olvidar es lo que viene después: el documento se vuelve público. Cualquiera con una cuenta gratuita en la web del INPI puede descargarlo, igual que los procès-verbaux (las actas de las juntas de socios) y los demás documentos depositados en el registro. Todo lo que contiene el archivo, incluido lo que no se ve en pantalla, se va con él. Este artículo está pensado para quien crea o adquiere una sociedad en Francia, desde Francia o desde fuera, y para quien firma o redacta sus documentos.
¿Quién puede leer tus estatutos?
En data.inpi.fr, la consulta sin cuenta muestra la identidad legal de una empresa. Con una cuenta gratuita se accede a los «documentos asociados (cuentas anuales, actos y estatutos)» (economie.gouv.fr). El archivo de actos y estatutos se remonta a 1993 (INPI). El INPI también difunde estos datos de forma masiva, por API y FTP. Como recuerda LegalPlace, un proveedor francés de servicios jurídicos en línea: «Cualquier persona puede consultar gratuitamente en línea los datos públicos del registro nacional de empresas» (LegalPlace).
Es la lógica del registro: un socio, un cliente, un proveedor o un inversor debe poder conocer las reglas por las que se rige una sociedad. Pero esa transparencia abarca el documento entero, tal como se depositó.
¿Qué puede contener un PDF de estatutos, además del texto?
La mayoría de los estatutos se redactan en Word y luego se exportan a PDF. Hay tres cosas que pueden sobrevivir a la exportación.
El control de cambios y los comentarios. Si el control de cambios está visible al exportar, Word puede exportar el «documento con marcas»: los pasajes eliminados, los añadidos y los comentarios de la negociación aparecen entonces en el PDF (Office Watch). Una cláusula de recompra muy discutida, una observación de un socio sobre otro: todo puede quedar a la vista.
Las propiedades del documento. El autor, la empresa, el nombre de la plantilla, a veces el título de un proyecto anterior: el Inspector de documento de Word incluye esta información entre los datos que conviene revisar antes de compartir un archivo (Microsoft), y el título y el autor pasan por defecto a las propiedades del PDF. Así, una plantilla de estatutos que te ha pasado otro empresario puede llevar su nombre. Explicamos esta información en detalle en Lo que los metadatos de tu PDF dicen de ti.
El texto oculto. El texto con formato «oculto» lo detecta el inspector de Word. No el texto blanco sobre fondo blanco, ni los objetos tapados por otros, que Microsoft cita entre las limitaciones de la herramienta.
La NSA ya lo resumía en 2005, en una guía sobre el paso de Word a PDF: la información oculta o tapada en un documento «casi siempre se puede recuperar» (NSA). Un caso célebre lo ilustra: en 2004, la versión en Word de una demanda de la empresa de software SCO contra DaimlerChrysler contenía revisiones que mostraban que Bank of America había sido el demandado previsto hasta el 18 de febrero de 2004, unas dos semanas antes de presentarla (Pinsent Masons). No hemos encontrado ningún caso documentado relacionado con estatutos; el mecanismo es el mismo.
¿Y la firma?
Los estatutos que se depositan deben estar firmados por los socios. El greffe de París (la secretaría del tribunal de comercio que lleva el registro mercantil) pide así «un ejemplar de los estatutos fechado y firmado en original por todos los socios» (greffe de Paris). Cuando esa firma es manuscrita y luego se escanea, su imagen queda al alcance de cualquiera.
La imagen de una firma no es una firma electrónica: «Poner una imagen de la firma no es firmar electrónicamente», resume un despacho de expertos contables (Hayot Expertise). Su valor probatorio es además frágil: el 13 de marzo de 2024, la Cour de cassation, el tribunal supremo francés en materia civil, resolvió que una firma escaneada, puesta en una promesa de cesión de participaciones, no identificaba a su autor ni probaba su consentimiento, al carecer de la fiabilidad de una firma electrónica (entreprendre.service-public.fr). Y una imagen se copia con facilidad. No hemos encontrado ningún caso documentado de una firma sacada del registro para fabricar una falsificación, pero el riesgo es verosímil, y en Francia la falsedad documental y el uso de documento falso se castigan con hasta tres años de prisión y 45 000 euros de multa (service-public.fr).
La firma electrónica es una alternativa. El Código Civil francés exige que una firma identifique a su autor y manifieste su consentimiento; solo la firma electrónica cualificada goza de una presunción de fiabilidad, y el reglamento europeo eIDAS le reconoce un efecto jurídico «equivalente al de una firma manuscrita» (reglamento eIDAS, art. 25). LegalPlace presenta la firma electrónica como «un dispositivo que permite autenticar con certeza al autor de un trámite ante el INPI» (LegalPlace). Cuidado con no confundir dos firmas: la del propio trámite, en el guichet unique, para la que el INPI exige una firma electrónica cualificada salvo en la creación de la sociedad (INPI, vía plus.transformation.gouv.fr), y la de los estatutos adjuntos, para la que no hemos encontrado ninguna norma oficial que fije el nivel exigido.
¿Se puede ocultar algo en un documento depositado?
Dos textos recientes han abierto algunas posibilidades, con límites estrictos.
El domicilio particular de los administradores, desde 2025. El decreto n.º 2025-840, de 22 de agosto de 2025, permite a los administradores y a los socios con responsabilidad ilimitada solicitar que su domicilio particular sea confidencial (Assemblée nationale). Para un documento ya depositado, Infogreffe, la web oficial de las secretarías de los tribunales de comercio franceses, indica que hay que aportar «una versión ocultada del acto, idéntica en todo al original salvo por el domicilio particular ocultado» (Infogreffe); la solicitud se hace a través del guichet unique y el greffe tiene cinco días hábiles para resolver. Retirar el domicilio del Kbis (el extracto oficial que acredita que una sociedad está registrada) solo es gratis si se hace junto con otro trámite; ocultarlo en un documento depositado cuesta 7,63 euros por documento (LegalVision). Al crear una sociedad, se depositan por tanto dos versiones de los estatutos: una versión pública sin los domicilios particulares, que es la que se difunde en el registro, y una versión confidencial, a la que solo tiene acceso el greffe (INPI, Deloitte Avocats).
El INPI insiste: «Expurga correctamente la versión pública». Poner un rectángulo negro sobre el domicilio en un editor de PDF no basta; el texto suele seguir debajo (te lo explicamos aquí). La herramienta Censurar un PDF elimina de verdad la zona elegida: cada página se reconstruye como imagen, sin capa de texto, marcadores ni metadatos, lo que de paso borra las propiedades y el texto oculto del archivo. Las contrapartidas: el texto de la versión pública ya no se puede seleccionar y el archivo, hecho de imágenes, pesa más; comprueba que no supera los 10 MB que admite el guichet unique y que sigue siendo legible.
El mecanismo no cubre a los empresarios individuales ni a los socios que no son administradores de una SAS o una SARL (las dos formas de sociedad de responsabilidad limitada más habituales en Francia); el Gobierno francés indica que se está estudiando una solución más general (Assemblée nationale).
Los datos de identidad limitados a lo estrictamente necesario, desde 2026. El decreto n.º 2026-340, de 30 de abril de 2026, en vigor desde el 6 de mayo, permite a las sociedades depositar una copia de sus documentos en la que la identidad y el domicilio de las personas físicas se limitan a los datos obligatorios: apellido, apellido de uso, seudónimo, nombre, mes y año de nacimiento y municipio de residencia (entreprendre.service-public.fr). La versión completa se queda en el expediente; la versión reducida es la que se deposita en el registro (LegalVision). Es una opción, no una obligación, y conviene comprobar cómo se deposita en la práctica a través del guichet unique en el momento del trámite.
Fuera de estos dos marcos, nada permite ocultar otros elementos, firmas incluidas: no censures un documento que vas a depositar más allá de lo que permiten estos textos.
¿Y en España? El Registro Mercantil es público: cualquiera puede obtener una nota simple informativa o una copia de los asientos y de los documentos depositados, aunque solo la certificación del registrador acredita fehacientemente su contenido (Código de Comercio, art. 23, BOE). Los estatutos forman parte de la escritura de constitución que se inscribe (Ley de Sociedades de Capital, art. 22, BOE). El BORME (Boletín Oficial del Registro Mercantil), que se consulta libremente en boe.es, publica un extracto de cada acto inscrito: en la constitución, entre otros datos, la denominación, el domicilio social, el capital, el objeto y la identidad de los administradores; en las demás modificaciones de estatutos, solo una breve indicación de la materia (Reglamento del Registro Mercantil, arts. 387, 388 y 421, BOE).
¿Cómo preparar un archivo limpio antes de depositarlo?
- En Word, acepta o rechaza todos los cambios y elimina los comentarios. La versión depositada debe ser la definitiva, no el historial de la negociación.
- Ejecuta el Inspector de documento: Archivo › Información › Comprobar si hay problemas › Inspeccionar documento. Trabaja sobre una copia, como aconseja Microsoft.
- Al exportar a PDF, elige «Documento» y no «Documento con marcas», y desmarca la opción que copia las propiedades del documento.
- Revisa el PDF resultante antes de depositarlo. Las propiedades del documento, en tu lector de PDF (a menudo Archivo › Propiedades), muestran el autor, el programa y las fechas; la guía Lo que los metadatos de tu PDF dicen de ti explica qué mirar. Recorre también el PDF con el panel de comentarios abierto. Analizar un PDF, por su parte, señala los archivos adjuntos, el JavaScript y las acciones automáticas, sin enviar el archivo.
- Pide que se oculte tu domicilio particular si eres administrador y aparece en los estatutos, con una versión pública censurada de verdad.
- Plantéate la firma electrónica para los documentos futuros, en lugar de una imagen escaneada de tu firma.
Las mismas precauciones valen para las actas de las juntas de socios, que se depositan con cada modificación: «Es la firma del acta por los socios lo que la convierte en un documento jurídicamente válido» (LegalPlace), y es el archivo entero el que queda a la vista. En general, antes de confiar estos documentos a un servicio en línea para convertirlos o comprimirlos, mira adónde van tus archivos PDF.
Glosario
Statuts (estatutos): documento que fija las reglas de funcionamiento de una sociedad; se depositan en el registro al crearla y con cada modificación.
Procès-verbal (PV) d'assemblée (acta de la junta): documento que recoge las decisiones de los socios; se deposita en el registro cuando modifica los estatutos o la administración.
data.inpi.fr: web del INPI que da acceso a los datos del registro nacional de empresas francés, incluidos los actos y estatutos para los usuarios con cuenta.
Occultation (ocultación): supresión, en la versión pública de un documento depositado, del domicilio particular de un administrador, permitida desde 2025.
Firma electrónica cualificada: el nivel más alto de firma electrónica, que se presume fiable y tiene un efecto jurídico equivalente al de una firma manuscrita.
Documento con marcas: exportación de un documento de Word que muestra el control de cambios y los comentarios.
Elimina para siempre un domicilio de un PDF, metadatos incluidos: Censurar un PDF en PDFKami, en tu navegador.