En Francia, demostrar que una sociedad existe significa enviar un Kbis, el extracto oficial del registro mercantil francés: un documento fechado que el destinatario suele querer con menos de tres meses de antigüedad y cuya autenticidad tiene que comprobar después. En Portugal, desde diciembre de 2006, se puede no enviar nada. Se facilita un código, y el destinatario consulta él mismo el registro oficial. La idea parece sencilla; elimina buena parte de lo que hace frágil al Kbis.
¿Cómo se crea una sociedad en Portugal?
La vía más conocida se llama «Empresa na Hora», la empresa «al momento». Creada en 2005, permite constituir una sociedad mercantil en una sola visita a la ventanilla: el registro debe iniciar y terminar el trámite «no mesmo dia, em atendimento presencial único», el mismo día, en una única atención presencial, según el decreto-ley (Decreto-Lei n.º 111/2005, art. 5). «Una hora» es un eslogan; la ley dice «el mismo día».
Las condiciones, según la web oficial del registro (registo.justica.gov.pt):
- una forma jurídica habitual: sociedad unipersonal por cuotas, sociedad por cuotas (el equivalente de la SARL francesa o de la SL española) o sociedad anónima;
- una denominación elegida de una lista preaprobada, o ya validada;
- estatutos según un modelo preaprobado;
- la presencia de todos los socios en la ventanilla, sea cual sea el lugar del futuro domicilio social;
- un documento de identidad y el número fiscal (NIF) de cada socio;
- 360 euros por una solicitud estándar.
Al salir, los socios se llevan el pacto social, el número de Seguridad Social de la sociedad y dos códigos: uno para la tarjeta de empresa y otro para la certidão permanente. Después queda por hacer el depósito del capital en la cuenta de la sociedad en un plazo de 5 días hábiles, si no se hizo antes, y la declaración de los titulares reales en un plazo de 30 días; si no se designó un contable al constituirla, también hay que presentar a Hacienda la declaración de inicio de actividad en un plazo de 15 días. Existe además una versión en línea, con autenticación electrónica (registo.justica.gov.pt).
El sistema ha tenido éxito: en seis años se habían creado por esta vía 115 000 sociedades, según un balance de 2011 (HR Portugal). En 2025 el país batió su récord de creación, con 53 782 empresas y otras organizaciones constituidas (Informa D&B).
¿Qué es la certidão permanente?
Es el equivalente portugués del Kbis, pero en forma de acceso y no de documento. Creada por una orden ministerial de diciembre de 2006, consiste en poner a disposición, «em suporte electrónico e permanentemente actualizado», en formato electrónico y permanentemente actualizada, la reproducción de las inscripciones vigentes en el registro. El solicitante recibe un código, y la orden sienta el principio: entregar ese código a cualquier entidad pública o privada equivale a entregarle un certificado del registro (Portaria n.º 1416-A/2006).
En la práctica, la sociedad paga por un periodo de uno a cuatro años y recibe por correo electrónico un código alfanumérico. Se lo comunica a su banco, a un cliente, a un notario. El destinatario introduce el código en el portal oficial, sin crear una cuenta, y ve el estado del registro en el momento en que lo consulta, no una foto fija de la fecha de expedición (CRN Contabilidade).
Las tarifas oficiales dependen de la duración y del contenido (registo.justica.gov.pt):
| Contenido | 1 año | 2 años | 3 años | 4 años |
|---|---|---|---|---|
| Inscripciones en el registro | 25 € | 40 € | 60 € | 70 € |
| Inscripciones y documentos depositados | 55 € | 88 € | 132 € | 154 € |
| Solo el pacto social | 20 € | 35 € | 45 € | 50 € |
La página oficial lo dice sin rodeos: presentar el código de acceso «sustituye al certificado en papel».
¿Qué cambia respecto al Kbis?
Tres cosas, todas relacionadas con la falsificación y con la circulación de copias.
No hay documento que falsificar. Un Kbis falso es un PDF o un papel modificado; el destinatario tiene que comprobarlo con el código de verificación o el código QR de Infogreffe, el portal oficial de los registros mercantiles franceses (Infogreffe). Con un código portugués, el destinatario consulta directamente la fuente oficial. Un código inventado no lleva a ninguna parte. No hemos encontrado ninguna estadística portuguesa sobre certificados falsos; el argumento sigue siendo un razonamiento, no una medición.
La información siempre está al día. Un Kbis lleva fecha: por eso se vuelve a pedir tan a menudo, ya que la mayoría de los organismos exigen un extracto de menos de tres meses, por costumbre y no en virtud de un plazo de validez legal (LegalPlace). Un código portugués muestra el registro del día durante todo su periodo de validez, hasta cuatro años.
No circulan copias. El Kbis enviado a un proveedor se queda en su bandeja de entrada; puede reutilizarse, reenviarse, imitarse. El código solo da acceso de lectura al registro, que de todos modos es público.
Francia no está tan lejos de este modelo: el extracto del registro nacional de empresas (RNE, registre national des entreprises) es gratuito y cualquiera puede descargarlo con el número SIREN de la sociedad, y desde el 1 de noviembre de 2021, 55 trámites administrativos se conforman con el SIREN, porque la administración busca la información por su cuenta (Direction générale des entreprises; véase nuestro artículo sobre el Kbis). El principio es el mismo: consultar la fuente en lugar de recibir una copia.
¿Tiene límites el sistema?
Sí, al menos dos.
Ante un tribunal, el código no siempre basta. El 14 de enero de 2025, el Tribunal de Apelación de Coímbra resolvió que «a simples entrega do código de acesso», la mera entrega del código de acceso a un certificado permanente, no equivale a aportar el documento en un procedimiento judicial (Tribunal da Relação de Coimbra). Lo que vale en las relaciones comerciales no vale necesariamente ante un juez.
Los intermediarios se meten por medio. En febrero de 2025, una web privada que aparecía la primera en los resultados de búsqueda cobró 49,08 euros por un certificado que cuesta 25 en el portal oficial; la clienta creía estar «no sitio certo, plataforma oficial», en el sitio correcto, la plataforma oficial (Portal da Queixa). Francia conoce exactamente el mismo fenómeno con las webs falsas de pedido de Kbis, que Infogreffe recoge en un repertorio (Infogreffe), y con las cartas engañosas que llegan tras la inscripción de la empresa (véase las estafas tras registrar una empresa).
¿Y los titulares reales?
Portugal sigue la misma trayectoria que Francia. Hasta 2025, cualquier ciudadano autenticado podía consultar el registro de titulares reales (RCBE) indicando libremente un motivo (HR Portugal). Desde el decreto-ley n.º 115/2025, de 27 de octubre de 2025, que transpone la nueva directiva europea contra el blanqueo de capitales, la información solo es accesible para quien demuestre «um interesse legítimo», un interés legítimo, y cada consulta queda registrada (Cuatrecasas). Es la consecuencia de la sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea de noviembre de 2022, que anuló el acceso del público general a estos registros.
¿Y la firma digital?
Es el otro pilar del sistema portugués. La Chave Móvel Digital, la llave digital móvil del Estado, «é gratuita», es gratuita, y pueden activarla tanto los portugueses como los extranjeros (gov.pt). Permite firmar documentos desde el móvil con, según el Gobierno, la misma validez que una firma manuscrita (gov.pt). Cuenta con más de 5 millones de usuarios activos, y el número de firmas pasó de 38 361 en 2018 a más de 19,4 millones en 2025, según la agencia pública que la gestiona (Renascença).
La comparación con Francia resulta reveladora: en Francia, firmar electrónicamente los estatutos pasa por un prestador privado de firma; y cuando los estatutos se firman a mano y se escanean, la imagen de la firma queda a la vista junto con el acto depositado (véase el episodio sobre los estatutos). En Portugal también son públicos los actos de las sociedades: desde 2006 se publican en una web del Ministerio de Justicia, publicacoes.mj.pt, que sustituyó a la publicación en el Diário da República, el boletín oficial.
¿Qué puede aprender Francia?
La idea portuguesa cabe en una frase: compartir un acceso en lugar de una copia. No existe en esta forma para el Kbis, pero puede orientar algunos reflejos:
- cuando un socio comercial pide un Kbis, ofrecerle el SIREN, que permite descargar gratis el extracto RNE actualizado;
- cuando de verdad hay que enviar un documento, enviar solo ese y ponerle una marca de agua con el nombre del destinatario y la finalidad: Marca de agua PDF lo hace en el navegador, sin subir el archivo;
- cuando se recibe un documento, comprobarlo en la fuente en lugar de fiarse de su aspecto.
PDFKami no expide ni Kbis ni certificados, y no sustituye a una consulta del registro. Sus herramientas sirven para preparar, aligerar y marcar las copias que no se han podido evitar.
Glosario
Empresa na Hora: procedimiento portugués para crear una sociedad en una sola visita a la ventanilla, vigente desde 2005.
Certidão permanente: certificado del registro mercantil portugués, accesible en línea con un código durante uno a cuatro años.
NIF: número de identificación fiscal portugués, imprescindible para crear una sociedad.
RCBE: registro central de titulares reales portugués, equivalente del RBE francés (registre des bénéficiaires effectifs) y del Registro de Titularidades Reales español.
Chave Móvel Digital: medio de autenticación y de firma digital gratuito que ofrece el Estado portugués.
Pon una marca de agua a la copia que no puedes evitar enviar: PDFKami, en tu navegador.