Em França, provar que uma sociedade existe é enviar um Kbis, o extrato do registo comercial francês: um documento datado, que o destinatário costuma querer com menos de três meses e cuja autenticidade tem depois de verificar. Em Portugal, desde dezembro de 2006, pode não se enviar nada. Transmite-se um código, e o destinatário vai ele próprio consultar o registo oficial. Para quem cá vive, é um gesto banal; visto de França, a ideia parece simples e elimina boa parte do que torna o Kbis frágil.
Como se cria uma sociedade em Portugal?
O regime mais conhecido é a «Empresa na Hora». Criado em 2005, permite constituir uma sociedade comercial numa única ida ao balcão: os serviços devem iniciar e concluir o procedimento «no mesmo dia, em atendimento presencial único», diz o decreto-lei (Decreto-Lei n.º 111/2005, art. 5). «Na hora» é um slogan; a lei diz «no mesmo dia».
As condições, segundo o site oficial do registo (registo.justica.gov.pt):
- um tipo corrente: sociedade unipessoal por quotas, sociedade por quotas (o equivalente à SARL francesa) ou sociedade anónima;
- uma firma escolhida de uma lista pré-aprovada, ou já aprovada;
- um pacto social segundo um modelo pré-aprovado;
- a presença de todos os sócios no balcão, seja qual for o local da futura sede;
- um documento de identificação e o número de contribuinte (NIF) de cada sócio;
- 360 euros para um pedido normal.
À saída, os sócios levam o pacto social, o número de Segurança Social da sociedade e dois códigos: um para o cartão da empresa, outro para a certidão permanente. Fica depois por fazer o depósito do capital na conta da sociedade no prazo de 5 dias úteis, se não tiver sido feito antes, e a declaração dos beneficiários efetivos no prazo de 30 dias; se não tiver sido designado contabilista na constituição, é preciso ainda entregar a declaração de início de atividade nas Finanças no prazo de 15 dias. Existe também uma versão online, com autenticação eletrónica (registo.justica.gov.pt). Do lado francês, a constituição segue outro caminho (ver o episódio sobre a criação de empresa em França).
O regime teve sucesso: tinham sido criadas por esta via 115 000 sociedades em seis anos, segundo um balanço de 2011 (HR Portugal). Em 2025, o país bateu o recorde de constituições, com 53 782 empresas e outras organizações criadas (Informa D&B).
O que é a certidão permanente?
É o equivalente português do Kbis, mas sob a forma de acesso e não de documento. Criada por uma portaria de dezembro de 2006, consiste em disponibilizar, «em suporte electrónico e permanentemente actualizado», a reprodução dos registos em vigor. O requerente recebe um código, e a portaria fixa o princípio: entregar esse código a qualquer entidade pública ou privada equivale a entregar-lhe uma certidão do registo (Portaria n.º 1416-A/2006).
Na prática, a sociedade paga por um período de um a quatro anos e recebe por e-mail um código alfanumérico. Comunica-o ao banco, a um cliente, a um notário. O destinatário introduz o código no portal oficial, sem criar conta, e vê o estado do registo no momento em que consulta, e não uma fotografia fixada na data de emissão (CRN Contabilidade).
Os preços oficiais dependem da duração e do conteúdo (registo.justica.gov.pt):
| Conteúdo | 1 ano | 2 anos | 3 anos | 4 anos |
|---|---|---|---|---|
| Registos | 25 € | 40 € | 60 € | 70 € |
| Registos e documentos depositados | 55 € | 88 € | 132 € | 154 € |
| Só o pacto social | 20 € | 35 € | 45 € | 50 € |
A página oficial di-lo sem rodeios: a apresentação do código de acesso «substitui a certidão em papel».
O que muda em relação ao Kbis?
Três coisas, todas ligadas à falsificação e à circulação de cópias.
Não há documento a falsificar. Um Kbis falso é um PDF ou um papel alterado; o destinatário tem de o controlar, pelo código de verificação ou pelo código QR da Infogreffe, o portal oficial dos greffes, as secretarias dos tribunais de comércio franceses (Infogreffe). Com um código português, o destinatário lê diretamente a fonte oficial. Um código inventado não leva a lado nenhum. Não encontrámos nenhuma estatística portuguesa sobre certidões falsas; o argumento continua a ser um raciocínio, não uma medição.
A informação está sempre atualizada. Um Kbis é datado: é por isso que é tantas vezes pedido de novo, já que a maioria das entidades exige um extrato com menos de três meses, por hábito e não por força de um prazo de validade legal (LegalPlace). Um código português mostra o registo do próprio dia durante todo o seu prazo de validade, até quatro anos.
Não circulam cópias. O Kbis enviado a um fornecedor fica na caixa de correio dele, pode ser reutilizado, reencaminhado, imitado. O código dá apenas acesso de leitura ao registo, que de qualquer modo é público.
A França não está assim tão longe deste modelo: o extrato do registo nacional das empresas (RNE, registre national des entreprises) é gratuito e qualquer pessoa o pode descarregar com o SIREN, o número de identificação da empresa, e desde 1 de novembro de 2021, 55 procedimentos administrativos bastam-se com o número SIREN, sendo a própria administração a ir buscar a informação (Direction générale des entreprises; ver o nosso artigo sobre o Kbis). O princípio é o mesmo: consultar a fonte em vez de receber uma cópia.
O sistema tem limites?
Tem, pelo menos dois.
Em tribunal, o código nem sempre chega. A 14 de janeiro de 2025, o Tribunal da Relação de Coimbra decidiu que «a simples entrega do código de acesso» a uma certidão permanente não equivale à junção do documento num processo (Tribunal da Relação de Coimbra). O que funciona nas relações comerciais não funciona necessariamente perante um juiz.
Os intermediários aproveitam. Em fevereiro de 2025, um site privado que aparecia em primeiro lugar nos resultados de pesquisa cobrava 49,08 euros por uma certidão que custa 25 no portal oficial; a cliente julgava estar «no sitio certo, plataforma oficial» (Portal da Queixa). A França tem exatamente o mesmo fenómeno com os falsos sites de encomenda de Kbis, que a Infogreffe recenseia num repertório (Infogreffe), e com as cartas enganosas que se seguem ao registo (ver as burlas após o registo).
E os beneficiários efetivos?
Portugal segue a mesma trajetória que a França. Até 2025, qualquer cidadão autenticado podia consultar o Registo Central do Beneficiário Efetivo (RCBE) indicando livremente um motivo (HR Portugal). Desde o Decreto-Lei n.º 115/2025, de 27 de outubro de 2025, que transpõe a nova diretiva europeia contra o branqueamento de capitais, a informação só é acessível a quem demonstre «um interesse legítimo», e cada consulta fica registada (Cuatrecasas). É a consequência do acórdão do Tribunal de Justiça da União Europeia de novembro de 2022, que invalidou o acesso do público em geral a estes registos.
E a assinatura digital?
É o outro pilar do sistema português. A Chave Móvel Digital «é gratuita» e pode ser ativada tanto por portugueses como por estrangeiros (gov.pt). Permite assinar documentos a partir do telemóvel, com, segundo o Governo, a mesma validade que uma assinatura manuscrita (gov.pt). Conta mais de 5 milhões de utilizadores ativos, e o número de assinaturas passou de 38 361 em 2018 para mais de 19,4 milhões em 2025, segundo a agência pública que a gere (Renascença).
A comparação com a França é instrutiva: em França, assinar eletronicamente os estatutos passa por um prestador privado de assinatura; e quando os estatutos são assinados à mão e digitalizados, a imagem da assinatura fica consultável com o ato depositado (ver o episódio sobre os estatutos). Também em Portugal os atos das sociedades são públicos: desde 2006, são publicados num site do Ministério da Justiça, publicacoes.mj.pt, que substituiu a publicação no Diário da República.
O que pode a França tirar daqui?
A ideia portuguesa cabe numa frase: partilhar um acesso em vez de uma cópia. Não existe nesta forma para o Kbis, mas pode orientar alguns reflexos, sobretudo para quem trabalha com empresas francesas:
- quando um parceiro francês pede um Kbis, propor o SIREN, que permite descarregar gratuitamente o extrato RNE atualizado;
- quando é mesmo preciso enviar um documento, enviar só esse, e aplicar-lhe uma marca de água com o nome do destinatário e a finalidade: a Marca de água PDF fá-lo no navegador, sem carregar o ficheiro;
- quando se recebe um documento, verificá-lo na fonte em vez de confiar no seu aspeto.
O PDFKami não emite Kbis nem certidões, e não substitui uma consulta ao registo. As suas ferramentas servem para preparar, aligeirar e marcar as cópias que não foi possível evitar.
Glossário
Empresa na Hora: regime português de constituição de uma sociedade numa única ida ao balcão, em vigor desde 2005.
Certidão permanente: certidão do registo comercial português, acessível online através de um código durante um a quatro anos.
NIF: número de identificação fiscal português, indispensável para criar uma sociedade.
RCBE: Registo Central do Beneficiário Efetivo, o equivalente português do RBE francês (registre des bénéficiaires effectifs).
Chave Móvel Digital: meio de autenticação e de assinatura digital gratuito, disponibilizado pelo Estado português.
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