In Francia, dimostrare che una società esiste significa inviare un Kbis, l'estratto ufficiale del registro del commercio e delle società, l'equivalente della nostra visura camerale: un documento datato, che il destinatario di solito vuole di meno di tre mesi e di cui deve poi verificare l'autenticità. In Portogallo, dal dicembre 2006, si può non inviare nulla. Si comunica un codice, e il destinatario va a leggere da sé il registro ufficiale. L'idea sembra semplice; elimina buona parte di ciò che rende fragile il Kbis.
Come si costituisce una società in Portogallo?
La procedura più nota si chiama «Empresa na Hora», l'impresa «in un'ora». Introdotta nel 2005, permette di costituire una società commerciale con un solo passaggio allo sportello: gli uffici devono avviare e concludere la procedura «no mesmo dia, em atendimento presencial único», nello stesso giorno, con un'unica presenza allo sportello, come recita il decreto-legge (Decreto-Lei n.º 111/2005, art. 5). «Un'ora» è uno slogan; la legge dice «lo stesso giorno».
Le condizioni, secondo il sito ufficiale del registro (registo.justica.gov.pt):
- una forma giuridica comune: società unipersonale per quote, società per quote (l'equivalente della nostra Srl e della SARL francese) o società per azioni;
- una denominazione scelta da un elenco preapprovato, o già approvata;
- uno statuto su modello preapprovato;
- la presenza di tutti i soci allo sportello, ovunque si trovi la futura sede;
- un documento d'identità e il codice fiscale (NIF) di ciascun socio;
- 360 euro per una richiesta standard.
All'uscita, i soci ripartono con il patto sociale, il numero di previdenza sociale della società e due codici: uno per la tessera dell'impresa, l'altro per la certidão permanente. Restano poi da fare il versamento del capitale sul conto della società entro 5 giorni lavorativi, se non è stato fatto prima, e la dichiarazione dei titolari effettivi entro 30 giorni; se alla costituzione non è stato nominato un commercialista, occorre anche presentare al fisco la dichiarazione di inizio attività entro 15 giorni. Esiste anche una versione online, con autenticazione elettronica (registo.justica.gov.pt).
La procedura ha avuto successo: in sei anni ne erano nate 115.000 società, secondo un bilancio del 2011 (HR Portugal). Nel 2025 il Paese ha battuto il proprio record di nuove imprese, con 53.782 imprese e altre organizzazioni costituite (Informa D&B).
Che cos'è la certidão permanente?
È l'equivalente portoghese del Kbis, ma sotto forma di accesso anziché di documento. Istituita da un decreto ministeriale (portaria) del dicembre 2006, consiste nel mettere a disposizione, «em suporte electrónico e permanentemente actualizado», in formato elettronico e costantemente aggiornata, la riproduzione delle iscrizioni in vigore nel registro. Il richiedente riceve un codice, e il decreto fissa il principio: consegnare quel codice a qualsiasi soggetto pubblico o privato equivale a consegnargli un certificato del registro (Portaria n.º 1416-A/2006).
In pratica, la società paga per una durata da uno a quattro anni e riceve per email un codice alfanumerico. Lo comunica alla banca, a un cliente, a un notaio. Il destinatario inserisce il codice sul portale ufficiale, senza creare un account, e vede lo stato del registro nel momento in cui lo consulta, non una fotografia ferma alla data di emissione (CRN Contabilidade).
Le tariffe ufficiali dipendono dalla durata e dal contenuto (registo.justica.gov.pt):
| Contenuto | 1 anno | 2 anni | 3 anni | 4 anni |
|---|---|---|---|---|
| Iscrizioni nel registro | 25 € | 40 € | 60 € | 70 € |
| Iscrizioni e documenti depositati | 55 € | 88 € | 132 € | 154 € |
| Solo patto sociale | 20 € | 35 € | 45 € | 50 € |
La pagina ufficiale lo dice senza giri di parole: la presentazione del codice di accesso «sostituisce il certificato cartaceo».
Che cosa cambia rispetto al Kbis?
Tre cose, tutte legate alla falsificazione e alla circolazione delle copie.
Non c'è un documento da falsificare. Un Kbis falso è un PDF o un foglio modificato; il destinatario deve controllarlo, con il codice di verifica o il QR code di Infogreffe, il portale ufficiale delle cancellerie dei tribunali di commercio francesi (Infogreffe). Con un codice portoghese, il destinatario legge direttamente la fonte ufficiale. Un codice inventato non porta da nessuna parte. Non abbiamo trovato statistiche portoghesi sui certificati falsi; l'argomento resta un ragionamento, non una misura.
L'informazione è sempre aggiornata. Un Kbis è datato: per questo viene richiesto spesso di nuovo, perché la maggior parte degli enti esige un estratto di meno di tre mesi, per consuetudine e non in virtù di una validità prevista dalla legge (LegalPlace). Un codice portoghese mostra il registro del giorno per tutta la sua durata, fino a quattro anni.
Non circolano copie. Il Kbis inviato a un fornitore resta nella sua casella di posta, può essere riutilizzato, inoltrato, imitato. Il codice dà solo un accesso in lettura al registro, che è comunque pubblico.
La Francia non è così lontana da questo modello: l'estratto del registro nazionale delle imprese (RNE, registre national des entreprises) è gratuito e scaricabile da chiunque con il numero SIREN della società, e dal 1° novembre 2021 per 55 procedure amministrative basta il SIREN, perché è l'amministrazione a reperire da sé le informazioni (Direction générale des entreprises; vedi il nostro articolo sul Kbis). Il principio è lo stesso: consultare la fonte anziché ricevere una copia.
Il sistema ha dei limiti?
Sì, almeno due.
In tribunale il codice non sempre basta. Il 14 gennaio 2025 la corte d'appello di Coimbra ha stabilito che «a simples entrega do código de acesso», la semplice consegna del codice di accesso a un certificato permanente, non equivale a produrre il documento in un procedimento giudiziario (Tribunal da Relação de Coimbra). Ciò che vale nei rapporti d'affari non vale necessariamente davanti a un giudice.
Gli intermediari ci mettono lo zampino. Nel febbraio 2025 un sito privato, comparso in cima ai risultati di ricerca, ha fatto pagare 49,08 euro un certificato che sul portale ufficiale ne costa 25; la cliente credeva di essere «no sitio certo, plataforma oficial», sul sito giusto, la piattaforma ufficiale (Portal da Queixa). La Francia conosce esattamente lo stesso fenomeno con i falsi siti di ordinazione del Kbis, che Infogreffe elenca in un repertorio (Infogreffe), e con le lettere ingannevoli che seguono l'iscrizione al registro (vedi le truffe dopo l'iscrizione).
E i titolari effettivi?
Il Portogallo segue la stessa traiettoria della Francia. Fino al 2025 qualsiasi cittadino autenticato poteva consultare il registro dei titolari effettivi (RCBE) indicando liberamente un motivo (HR Portugal). Dal decreto-legge n.º 115/2025 del 27 ottobre 2025, adottato per recepire la nuova direttiva europea antiriciclaggio, le informazioni sono accessibili solo a chi dimostra «um interesse legítimo», un interesse legittimo, e ogni consultazione viene registrata (Cuatrecasas). È la conseguenza della sentenza della Corte di giustizia dell'Unione europea del novembre 2022, che ha invalidato l'accesso del grande pubblico a questi registri.
E la firma digitale?
È l'altro pilastro del sistema portoghese. La Chave Móvel Digital, la chiave digitale mobile dello Stato, «é gratuita», è gratuita, e può essere attivata sia dai portoghesi sia dagli stranieri (gov.pt). Permette di firmare documenti dal telefono con, secondo il governo, la stessa validità di una firma autografa (gov.pt). Conta più di 5 milioni di utenti attivi, e il numero di firme è passato da 38.361 nel 2018 a oltre 19,4 milioni nel 2025, secondo l'agenzia pubblica che la gestisce (Renascença).
Il confronto con la Francia è istruttivo: in Francia, firmare elettronicamente lo statuto passa per un fornitore privato di firma; e quando lo statuto è firmato a mano e poi scansionato, l'immagine della firma diventa consultabile insieme all'atto depositato (vedi l'episodio sugli statuti). Anche in Portogallo gli atti delle società sono pubblici: dal 2006 sono pubblicati su un sito del ministero della Giustizia, publicacoes.mj.pt, che ha sostituito la pubblicazione nel Diário da República, la gazzetta ufficiale.
Che cosa se ne può trarre, visto dalla Francia?
L'idea portoghese sta in una frase: condividere un accesso anziché una copia. In questa forma non esiste per il Kbis, ma può ispirare qualche buona abitudine:
- quando un partner chiede un Kbis, proporre il SIREN, che permette di scaricare gratuitamente l'estratto RNE aggiornato;
- quando bisogna davvero inviare un documento, inviare solo quello, e applicarvi una filigrana con il nome del destinatario e lo scopo: Filigrana PDF lo fa nel browser, senza caricare il file;
- quando si riceve un documento, verificarlo alla fonte anziché fidarsi del suo aspetto.
PDFKami non rilascia né Kbis né certificati, e non sostituisce una consultazione del registro. I suoi strumenti servono a preparare, alleggerire e marcare le copie che non si sono potute evitare.
Glossario
Empresa na Hora: procedura portoghese per costituire una società con un solo passaggio allo sportello, in vigore dal 2005.
Certidão permanente: certificato del registro commerciale portoghese, consultabile online con un codice per un periodo da uno a quattro anni.
NIF: numero di identificazione fiscale portoghese, indispensabile per costituire una società.
RCBE: registro centrale dei titolari effettivi, l'equivalente portoghese del RBE francese (registre des bénéficiaires effectifs) e del nostro registro dei titolari effettivi.
Chave Móvel Digital: strumento gratuito di autenticazione e firma digitale fornito dallo Stato portoghese.
Applicare una filigrana alla copia che non si può evitare di inviare: PDFKami, nel tuo browser.