En France, prouver qu'une société existe, c'est envoyer un Kbis : un document daté, que le destinataire veut généralement de moins de trois mois et dont il doit vérifier l'authenticité. Au Portugal, depuis décembre 2006, on peut ne rien envoyer du tout. On transmet un code, et le destinataire va lire lui-même le registre officiel. L'idée paraît simple ; elle supprime une bonne partie de ce qui rend le Kbis fragile.
Comment crée-t-on une société au Portugal ?
Le dispositif le plus connu s'appelle « Empresa na Hora », l'entreprise « sur l'heure ». Créé en 2005, il permet de constituer une société commerciale en un seul passage au guichet : les services doivent commencer et terminer la procédure « no mesmo dia, em atendimento presencial único », le même jour, en une seule présence au guichet, dit le décret-loi (Decreto-Lei n.º 111/2005, art. 5). « Une heure » est un slogan ; la loi dit « le même jour ».
Les conditions, selon le site officiel du registre (registo.justica.gov.pt) :
- une forme courante : société unipersonnelle par quotas, société par quotas (l'équivalent de la SARL) ou société anonyme ;
- une dénomination choisie dans une liste préapprouvée, ou déjà validée ;
- des statuts sur un modèle préapprouvé ;
- la présence de tous les associés au guichet, quel que soit le lieu du futur siège ;
- une pièce d'identité et le numéro fiscal (NIF) de chaque associé ;
- 360 euros pour une demande standard.
À la sortie, les associés repartent avec le pacte social, le numéro de Sécurité sociale de la société, et deux codes : l'un pour la carte d'entreprise, l'autre pour la certidão permanente. Restent ensuite à faire le dépôt du capital sur le compte de la société dans les 5 jours ouvrés, s'il n'a pas été fait avant, et la déclaration des bénéficiaires effectifs dans les 30 jours ; si aucun comptable n'a été désigné à la création, il faut aussi déposer la déclaration de début d'activité au fisc dans les 15 jours. Une version en ligne existe aussi, avec authentification électronique (registo.justica.gov.pt).
Le dispositif a du succès : 115 000 sociétés y avaient été créées en six ans, selon un bilan de 2011 (HR Portugal). Le pays a battu en 2025 son record de créations, avec 53 782 entreprises et autres organisations constituées (Informa D&B).
Qu'est-ce que la certidão permanente ?
C'est l'équivalent portugais du Kbis, mais sous forme d'accès plutôt que de document. Créée par un arrêté de décembre 2006, elle consiste à mettre à disposition, « em suporte electrónico e permanentemente actualizado », sous forme électronique et constamment à jour, la reproduction des inscriptions en vigueur au registre. Le demandeur reçoit un code, et l'arrêté pose le principe : remettre ce code à n'importe quelle entité publique ou privée équivaut à lui remettre un certificat du registre (Portaria n.º 1416-A/2006).
Concrètement, la société paie pour une durée d'un à quatre ans et reçoit par courriel un code alphanumérique. Elle le communique à sa banque, à un client, à un notaire. Le destinataire saisit le code sur le portail officiel, sans créer de compte, et voit l'état du registre au moment où il consulte, pas une photographie figée à la date d'émission (CRN Contabilidade).
Les tarifs officiels dépendent de la durée et du contenu (registo.justica.gov.pt) :
| Contenu | 1 an | 2 ans | 3 ans | 4 ans |
|---|---|---|---|---|
| Inscriptions au registre | 25 € | 40 € | 60 € | 70 € |
| Inscriptions et documents déposés | 55 € | 88 € | 132 € | 154 € |
| Pacte social seul | 20 € | 35 € | 45 € | 50 € |
La page officielle le dit sans détour : la présentation du code d'accès « remplace le certificat papier ».
Qu'est-ce que cela change par rapport au Kbis ?
Trois choses, qui touchent toutes à la falsification et à la circulation des copies.
Il n'y a pas de document à falsifier. Un faux Kbis est un PDF ou un papier modifié ; le destinataire doit le contrôler, par le code de vérification ou le QR code d'Infogreffe (Infogreffe). Avec un code portugais, le destinataire lit directement la source officielle. Un code inventé ne mène à rien. Nous n'avons trouvé aucune statistique portugaise sur les faux certificats ; l'argument reste un raisonnement, pas une mesure.
L'information est toujours à jour. Un Kbis est daté : c'est pourquoi on le redemande souvent, la plupart des organismes exigeant un extrait de moins de trois mois, par usage et non en vertu d'une durée de validité légale (LegalPlace). Un code portugais montre le registre du jour pendant toute sa durée de validité, jusqu'à quatre ans.
Il ne circule pas de copie. Le Kbis envoyé à un fournisseur reste dans sa messagerie, peut être réutilisé, transmis, imité. Le code ne donne qu'un accès en lecture au registre, qui est de toute façon public.
La France n'est pas si loin de ce modèle : l'extrait du registre national des entreprises (RNE) est gratuit et téléchargeable par tous avec le SIREN, et depuis le 1er novembre 2021, 55 démarches administratives se contentent du numéro SIREN, l'administration allant chercher l'information elle-même (Direction générale des entreprises ; voir notre article sur le Kbis). Le principe est le même : consulter la source plutôt que recevoir une copie.
Le système a-t-il des limites ?
Oui, deux au moins.
Devant un tribunal, le code ne suffit pas toujours. Le 14 janvier 2025, la cour d'appel de Coimbra a jugé que « a simples entrega do código de acesso », la simple remise du code d'accès à un certificat permanent, n'équivaut pas à produire le document dans une procédure judiciaire (Tribunal da Relação de Coimbra). Ce qui vaut dans les relations d'affaires ne vaut pas forcément devant un juge.
Les intermédiaires s'en mêlent. En février 2025, un site privé, arrivé en tête des résultats de recherche, a facturé 49,08 euros un certificat qui en coûte 25 sur le portail officiel ; la cliente croyait être « no sitio certo, plataforma oficial », sur le bon site, la plateforme officielle (Portal da Queixa). La France connaît exactement le même phénomène avec les faux sites de commande de Kbis, qu'Infogreffe recense dans un répertoire (Infogreffe), et les courriers trompeurs qui suivent l'immatriculation (voir les arnaques après l'immatriculation).
Et les bénéficiaires effectifs ?
Le Portugal suit la même trajectoire que la France. Jusqu'en 2025, tout citoyen authentifié pouvait consulter le registre des bénéficiaires effectifs (RCBE) en indiquant librement un motif (HR Portugal). Depuis le décret-loi n.º 115/2025 du 27 octobre 2025, pris pour transposer la nouvelle directive européenne contre le blanchiment, l'information n'est plus accessible qu'à qui démontre « um interesse legítimo », un intérêt légitime, et chaque consultation est enregistrée (Cuatrecasas). C'est la conséquence de l'arrêt de la Cour de justice de l'Union européenne de novembre 2022, qui a invalidé l'accès du grand public à ces registres.
Et la signature numérique ?
C'est l'autre pilier du système portugais. La Chave Móvel Digital, la clé numérique mobile de l'État, « é gratuita », elle est gratuite, et peut être activée par des Portugais comme par des étrangers (gov.pt). Elle permet de signer des documents depuis son téléphone, avec, selon le gouvernement, la même validité qu'une signature manuscrite (gov.pt). Elle compte plus de 5 millions d'utilisateurs actifs, et le nombre de signatures est passé de 38 361 en 2018 à plus de 19,4 millions en 2025, selon l'agence publique qui la gère (Renascença).
Le parallèle avec la France est instructif : chez nous, signer électroniquement ses statuts passe par un prestataire de signature ; et quand les statuts sont signés à la main puis scannés, l'image de la signature devient consultable avec l'acte déposé (voir l'épisode sur les statuts). Au Portugal aussi, les actes des sociétés sont publics : depuis 2006, ils sont publiés sur un site du ministère de la Justice, publicacoes.mj.pt, qui a remplacé la publication au Diário da República.
Que peut-on en retenir, côté français ?
L'idée portugaise tient en une phrase : partager un accès plutôt qu'une copie. Elle n'existe pas sous cette forme pour le Kbis, mais elle peut guider quelques réflexes :
- quand un partenaire demande un Kbis, proposer le SIREN, qui permet de télécharger gratuitement l'extrait RNE à jour ;
- quand il faut vraiment envoyer un document, n'envoyer que celui-là, et le filigraner avec le nom du destinataire et l'objet : Filigrane PDF le fait dans le navigateur, sans téléverser le fichier ;
- quand on reçoit un document, le vérifier à la source plutôt que de se fier à son apparence.
PDFKami ne délivre ni Kbis ni certificat, et ne remplace pas une consultation du registre. Ses outils servent à préparer, alléger et marquer les copies qu'on n'a pas pu éviter.
Lexique
Empresa na Hora : procédure portugaise de création d'une société en un seul passage au guichet, en vigueur depuis 2005.
Certidão permanente : certificat du registre du commerce portugais, accessible en ligne par un code pendant un à quatre ans.
NIF : numéro d'identification fiscale portugais, indispensable pour créer une société.
RCBE : registre central des bénéficiaires effectifs, l'équivalent portugais du RBE français.
Chave Móvel Digital : moyen d'authentification et de signature numérique gratuit, fourni par l'État portugais.
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