Un entrepreneur français envoie un Kbis pour prouver que sa société existe, une copie de sa carte d'identité pour ouvrir un compte et, s'il dirige une PME, des factures en PDF jusqu'en septembre 2027. Ses voisins européens font autrement. Au Portugal, on ne transmet pas d'extrait du registre : on donne un code. En Italie, une facture PDF n'a plus de valeur fiscale depuis 2019. En Espagne, le client pourra vérifier une facture auprès du fisc en scannant un QR code. Au Royaume-Uni, pays sans carte d'identité, le registre des sociétés a été si ouvert qu'on y a immatriculé des sociétés au nom de ministres.
Après notre série consacrée aux papiers de l'entrepreneur en France, celle-ci regarde comment quatre pays traitent les mêmes documents : ce qu'ils ont réussi, ce qui a mal tourné, et ce que l'on peut en retenir de ce côté-ci des frontières.
Quatre pays, quatre réponses aux mêmes questions
Toutes les administrations affrontent les mêmes problèmes : prouver qu'une entreprise existe sans que la preuve soit falsifiable, vérifier une identité sans multiplier les copies, rendre les factures fiables, et rendre le registre transparent sans exposer les dirigeants. Chaque pays a privilégié une réponse.
Le Royaume-Uni a misé sur l'ouverture totale, puis a dû la corriger. La consultation du registre de Companies House est gratuite depuis juin 2015, et ses données ont été consultées plus de 16 milliards de fois en 2023-2024 (Companies House). Faute de contrôle, il a accueilli des sociétés fictives domiciliées chez des inconnus ; depuis le 18 novembre 2025, l'identité des dirigeants doit être vérifiée, avec une période de transition d'un an pour les sociétés existantes (gov.uk).
L'Espagne a misé sur le contrôle du logiciel de facturation et sur la minimisation des données personnelles. Son dispositif VeriFactu impose des factures chaînées et un QR code vérifiable par le client (AEAT) ; son autorité de protection des données juge qu'une copie de la carte d'identité n'est en général pas nécessaire (AEPD).
L'Italie a misé sur une plateforme publique unique, par laquelle passent toutes les factures depuis 2019, avec des outils gratuits (guide de l'Agenzia delle Entrate), et sur le recommandé électronique obligatoire pour toutes les entreprises.
Le Portugal a misé sur l'accès plutôt que la copie : un code qui donne accès au registre à jour pendant un à quatre ans, et qui remplace l'extrait papier (gov.pt) ; des factures chaînées et munies d'un QR code depuis des années.
La France, elle, conjugue un registre consultable gratuitement (l'extrait RNE), un Kbis payant et daté (voir notre épisode sur le Kbis), une facture électronique qui passe par des plateformes agréées privées et devient obligatoire en émission pour les PME en septembre 2027 (LegalPlace), et une recommandation officielle de filigraner les copies de pièces d'identité.
Qu'est-ce qui a mal tourné ?
Chaque modèle a son revers, et c'est souvent le plus instructif.
- Au Royaume-Uni, l'ouverture du registre a servi les fraudeurs. Faire retirer son adresse ou sa signature d'un ancien document coûte aujourd'hui 34 livres par document (gov.uk).
- En Espagne, VeriFactu, prévu à l'origine pour 2025, a été reporté deux fois, et un troisième report, à octobre 2028, a été annoncé le 5 octobre 2026 sans être encore publié (Hacienda). Et l'État qui déconseille la photocopie du DNI exige des hôtels jusqu'à 42 données par voyageur.
- En Italie, le recommandé électronique sert désormais à diffuser des logiciels malveillants depuis des boîtes piratées (CERT-AGID), et l'écart de TVA est reparti à la hausse en 2023.
- Au Portugal, l'obligation de signer les factures PDF est repoussée chaque année depuis 2020 ; le budget 2026 accepte encore les PDF jusqu'au 31 décembre 2026 (OCC), et le projet de budget 2027 propose un nouveau report. Un site privé a même facturé près du double du prix officiel le code du registre.
Un point commun traverse les quatre pays, comme la France : chaque réforme crée son hameçonnage. Faux messages de Companies House sur la vérification d'identité, fausses factures électroniques en Italie, faux e-mails du fisc portugais avec une pièce jointe « PortaldasFinancas.pdf », fausse « notificación de factura electrónica » en Espagne. Les escrocs suivent le calendrier des administrations, en France aussi (voir les faux courriers après l'immatriculation).
Les épisodes de la série
- Royaume-Uni : Companies House, le registre le plus ouvert d'Europe : sociétés au nom de ministres, domiciles squattés, et la vérification d'identité imposée depuis 2025.
- Royaume-Uni : un pays sans carte d'identité qui vérifie tout le monde : l'identité numérique abandonnée, les copies de passeport, et la facture électronique en 2029.
- Espagne : VeriFactu, la facture que le client peut vérifier auprès du fisc : le QR code, les factures chaînées et les reports.
- Espagne : ne plus photocopier sa carte d'identité : la doctrine de l'autorité des données, les amendes, et l'application MiDNI.
- Italie : sept ans de facture électronique obligatoire : le PDF devenu copie de courtoisie, les outils gratuits, l'effet sur la fraude.
- Italie : la PEC, le recommandé électronique devenu cible des escrocs : le domicile numérique obligatoire, et l'hameçonnage depuis des boîtes certifiées.
- Portugal : l'extrait du registre remplacé par un code : la société créée en un seul passage au guichet, et la certidão permanente.
- Portugal : la facture à QR code, et le PDF signé qu'on reporte depuis 2020 : logiciel certifié, ATCUD, et l'obligation repoussée d'année en année.
Que retenir, côté français ?
Trois idées reviennent d'un pays à l'autre, et toutes s'appliquent dès aujourd'hui.
Partager un accès plutôt qu'une copie. Le code portugais, l'application MiDNI ou le justificatif d'identité de France Identité transmettent ce qui est nécessaire et rien d'autre. Quand un partenaire demande un Kbis, le SIREN lui permet de consulter lui-même l'extrait RNE, gratuit et à jour, même si certains exigeront tout de même un Kbis (voir notre épisode sur le Kbis).
Vérifier à la source plutôt que se fier à l'apparence. Le QR code d'une facture espagnole, le code d'une visura italienne ou celui d'un Kbis renvoient vers le registre ou le fisc : c'est là qu'il faut vérifier, pas sur le document. Et un canal officiel, même certifié comme la PEC italienne, ne garantit pas l'honnêteté de l'expéditeur.
Préparer ses documents soi-même. Une copie qu'on ne peut pas éviter d'envoyer peut être réduite au nécessaire avec Caviarder PDF et marquée à son destinataire avec Filigrane PDF ; une pièce jointe douteuse peut être passée dans Analyser PDF, qui signale JavaScript, actions automatiques et fichiers joints avant qu'on l'ouvre. Ces outils fonctionnent dans le navigateur, sans envoyer les fichiers à un serveur (voir où vont vos fichiers PDF en ligne). Ils ne remplacent ni une plateforme de facturation agréée, ni un service de vérification d'identité, ni un professionnel du droit.
Lexique
Registre des sociétés : registre public qui recense les entreprises et leurs dirigeants ; Companies House au Royaume-Uni, Registro Mercantil en Espagne, Registro delle imprese en Italie, Registo comercial au Portugal, RCS et RNE en France.
Facture électronique : facture émise, transmise et reçue sous forme de données structurées, et non sous forme de simple fichier PDF.
Chaînage des factures : technique qui intègre dans chaque facture une empreinte de la précédente, pour rendre toute suppression ou insertion détectable.
Minimisation des données : principe du RGPD selon lequel on ne collecte que les données strictement nécessaires.
Hameçonnage (phishing) : technique qui consiste à se faire passer pour un organisme de confiance pour obtenir un paiement ou des informations.
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