Un imprenditore francese invia un Kbis (l'estratto ufficiale del registro delle imprese francese, l'equivalente della visura camerale) per dimostrare che la sua società esiste, la copia della carta d'identità per aprire un conto e, se guida una PMI, fatture in PDF fino a settembre 2027. I suoi vicini europei fanno diversamente. In Portogallo non si trasmette un estratto del registro: si dà un codice. In Italia, lo sai bene, una fattura PDF non ha più valore fiscale dal 2019. In Spagna il cliente potrà verificare una fattura presso il fisco scansionando un QR code. Nel Regno Unito, paese senza carta d'identità, il registro delle società è stato così aperto che vi sono state iscritte società a nome di ministri.
Dopo la nostra serie dedicata alle carte dell'imprenditore in Francia, questa guarda come quattro paesi gestiscono gli stessi documenti: cosa hanno fatto bene, cosa è andato storto, e cosa se ne può trarre, visto dalla Francia.
Quattro paesi, quattro risposte alle stesse domande
Tutte le amministrazioni affrontano gli stessi problemi: provare che un'impresa esiste senza che la prova sia falsificabile, verificare un'identità senza moltiplicare le copie, rendere affidabili le fatture, e rendere trasparente il registro senza esporre gli amministratori. Ogni paese ha privilegiato una risposta.
Il Regno Unito ha puntato sull'apertura totale, poi ha dovuto correggerla. La consultazione del registro di Companies House, l'equivalente britannico del Registro delle imprese, è gratuita da giugno 2015, e i suoi dati sono stati consultati più di 16 miliardi di volte nel 2023-2024 (Companies House). In assenza di controlli, ha accolto società fittizie domiciliate presso sconosciuti; dal 18 novembre 2025 l'identità degli amministratori deve essere verificata, con un periodo transitorio di un anno per le società esistenti (gov.uk).
La Spagna ha puntato sul controllo del software di fatturazione e sulla minimizzazione dei dati personali. Il suo sistema VeriFactu impone fatture concatenate e un QR code verificabile dal cliente (AEAT); la sua autorità per la protezione dei dati, l'AEPD, ritiene che una copia della carta d'identità (il DNI) in genere non sia necessaria (AEPD).
L'Italia ha puntato su un'unica piattaforma pubblica, il Sistema di Interscambio, da cui passano tutte le fatture dal 2019, con strumenti gratuiti (guida dell'Agenzia delle Entrate), e sulla PEC obbligatoria per tutte le imprese. Due scelte che la Francia non ha fatto: lì le fatture passeranno per piattaforme private, e nessuna impresa è tenuta ad avere un indirizzo di raccomandata elettronica.
Il Portogallo ha puntato sull'accesso anziché sulla copia: un codice che dà accesso al registro aggiornato per un periodo da uno a quattro anni e sostituisce l'estratto cartaceo (gov.pt); e fatture concatenate e munite di QR code da anni.
La Francia, dal canto suo, combina un registro consultabile gratuitamente (l'estratto RNE, del registro nazionale delle imprese), un Kbis a pagamento e datato (vedi il nostro episodio sul Kbis), una fattura elettronica che passa per piattaforme private approvate e diventa obbligatoria in emissione per le PMI a settembre 2027 (LegalPlace), e una raccomandazione ufficiale di mettere una filigrana sulle copie dei documenti d'identità.
Cosa è andato storto?
Ogni modello ha il suo rovescio, ed è spesso la parte più istruttiva.
- Nel Regno Unito, l'apertura del registro ha fatto il gioco dei truffatori. Far rimuovere il proprio indirizzo o la propria firma da un vecchio documento costa oggi 34 sterline a documento (gov.uk).
- In Spagna, VeriFactu, previsto in origine per il 2025, è stato rinviato due volte, e un terzo rinvio, a ottobre 2028, è stato annunciato il 5 ottobre 2026 senza essere ancora pubblicato (Hacienda). E lo Stato che sconsiglia la fotocopia del DNI esige dagli alberghi fino a 42 dati per ogni ospite.
- In Italia, la PEC serve ormai a diffondere malware da caselle violate (CERT-AGID), e il divario IVA è tornato a crescere nel 2023.
- In Portogallo, l'obbligo di firmare le fatture PDF viene rinviato ogni anno dal 2020; la legge di bilancio 2026 accetta ancora i PDF fino al 31 dicembre 2026 (OCC), e il disegno di legge di bilancio 2027 propone un nuovo rinvio. Un sito privato è arrivato a far pagare il codice del registro quasi il doppio del prezzo ufficiale.
Un punto in comune attraversa i quattro paesi, come la Francia: ogni riforma genera il suo phishing. Falsi messaggi di Companies House sulla verifica dell'identità, false fatture elettroniche in Italia, false email del fisco portoghese con un allegato «PortaldasFinancas.pdf», una falsa «notificación de factura electrónica» in Spagna. I truffatori seguono il calendario delle amministrazioni, anche in Francia (vedi le false lettere dopo l'iscrizione).
Gli episodi della serie
- Regno Unito: Companies House, il registro più aperto d'Europa: società a nome di ministri, domicili usurpati, e la verifica dell'identità imposta dal 2025.
- Regno Unito: un paese senza carta d'identità che controlla tutti: l'identità digitale abbandonata, le copie del passaporto, e la fattura elettronica nel 2029.
- Spagna: VeriFactu, la fattura che il cliente può verificare presso il fisco: il QR code, le fatture concatenate e i rinvii.
- Spagna: basta fotocopiare la carta d'identità: la dottrina dell'autorità per i dati, le sanzioni, e l'app MiDNI.
- Italia: sette anni di fattura elettronica obbligatoria: il PDF ridotto a copia di cortesia, gli strumenti gratuiti, l'effetto sulla frode.
- Italia: la PEC, la raccomandata elettronica diventata bersaglio dei truffatori: il domicilio digitale obbligatorio, e il phishing da caselle certificate.
- Portogallo: la visura del registro sostituita da un codice: la società creata in un solo passaggio allo sportello, e la certidão permanente.
- Portogallo: la fattura con QR code, e il PDF firmato rinviato dal 2020: software certificato, ATCUD, e l'obbligo rinviato di anno in anno.
Cosa può trarne la Francia?
Tre idee ritornano da un paese all'altro, e tutte si possono applicare già oggi.
Condividere un accesso anziché una copia. Il codice portoghese, l'app MiDNI o l'attestato d'identità di France Identité (l'app d'identità dello Stato francese) trasmettono ciò che serve e nient'altro. Quando un partner francese chiede un Kbis, il numero SIREN della società gli permette di consultare da sé l'estratto RNE, gratuito e aggiornato, anche se alcuni pretenderanno comunque un Kbis (vedi il nostro episodio sul Kbis).
Verificare alla fonte anziché fidarsi delle apparenze. Il QR code di una fattura spagnola, il codice di una visura o quello di un Kbis rimandano al registro o al fisco: è lì che bisogna verificare, non sul documento. E un canale ufficiale, anche certificato come la PEC, non garantisce l'onestà del mittente.
Preparare da sé i propri documenti. Una copia che non puoi evitare di inviare si può ridurre al necessario con Oscurare PDF e contrassegnare con il nome del destinatario con Filigrana PDF; un allegato dubbio si può passare in Analizzare un PDF, che segnala JavaScript, azioni automatiche e file allegati prima che tu lo apra. Questi strumenti funzionano nel browser, senza inviare i file a un server (vedi dove finiscono i tuoi file quando usi un convertitore PDF online). Non sostituiscono né una piattaforma di fatturazione approvata, né un servizio di verifica dell'identità, né un professionista del diritto.
Glossario
Registro delle imprese: registro pubblico che elenca le imprese e i loro amministratori; Companies House nel Regno Unito, Registro Mercantil in Spagna, Registro delle imprese in Italia, Registo comercial in Portogallo, RCS e RNE in Francia.
Fattura elettronica: fattura emessa, trasmessa e ricevuta sotto forma di dati strutturati, e non come semplice file PDF.
Concatenazione delle fatture: tecnica che inserisce in ogni fattura un'impronta della precedente, per rendere rilevabile qualsiasi cancellazione o inserimento.
Minimizzazione dei dati: principio del GDPR secondo cui si raccolgono solo i dati strettamente necessari.
Phishing: tecnica che consiste nello spacciarsi per un ente di fiducia per ottenere un pagamento o delle informazioni.
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