Um empresário francês envia um Kbis (a certidão do registo comercial francês) para provar que a sua sociedade existe, uma cópia do cartão de identidade para abrir uma conta e, se gerir uma PME, faturas em PDF até setembro de 2027. Os seus vizinhos europeus fazem de outra maneira. Em Portugal, como bem sabe, não se envia uma certidão do registo: dá-se um código. Em Itália, uma fatura em PDF deixou de ter valor fiscal em 2019. Em Espanha, o cliente vai poder verificar uma fatura junto do fisco lendo um código QR. E no Reino Unido, país sem cartão de identidade, o registo das sociedades foi tão aberto que lá se constituíram sociedades em nome de ministros.
Depois da nossa série dedicada aos papéis do empreendedor em França, esta olha para a forma como quatro países tratam os mesmos documentos: o que conseguiram, o que correu mal e o que a França pode retirar daí.
Quatro países, quatro respostas às mesmas perguntas
Todas as administrações enfrentam os mesmos problemas: provar que uma empresa existe sem que a prova seja falsificável, verificar uma identidade sem multiplicar as cópias, tornar as faturas fiáveis e manter o registo transparente sem expor os dirigentes. Cada país privilegiou uma resposta.
O Reino Unido apostou na abertura total, e depois teve de a corrigir. A consulta do registo da Companies House, o registo das sociedades britânico, é gratuita desde junho de 2015, e os seus dados foram consultados mais de 16 mil milhões de vezes em 2023-2024 (Companies House). Sem controlo, acolheu sociedades fictícias domiciliadas em casa de desconhecidos; desde 18 de novembro de 2025, a identidade dos dirigentes tem de ser verificada, com um período de transição de um ano para as sociedades existentes (gov.uk).
A Espanha apostou no controlo do software de faturação e na minimização dos dados pessoais. O seu sistema VeriFactu impõe faturas encadeadas e um código QR verificável pelo cliente (AEAT); a sua autoridade de proteção de dados, a AEPD, considera que uma cópia do cartão de identidade (o DNI) não é, em geral, necessária (AEPD).
A Itália apostou numa plataforma pública única, o Sistema di Interscambio (SdI), por onde passam todas as faturas desde 2019, com ferramentas gratuitas (guia da Agenzia delle Entrate), e no correio eletrónico certificado (a PEC, uma espécie de carta registada eletrónica), obrigatório para todas as empresas.
Portugal apostou no acesso em vez da cópia: o código da certidão permanente dá acesso ao registo atualizado durante um a quatro anos e substitui a certidão em papel (gov.pt); e as faturas são encadeadas e têm código QR há anos.
A França, por seu lado, combina um registo consultável gratuitamente (o extrato RNE, do registo nacional das empresas), um Kbis pago e datado (ver o nosso episódio sobre o Kbis), uma fatura eletrónica que passa por plataformas privadas aprovadas e cuja emissão passa a ser obrigatória para as PME em setembro de 2027 (LegalPlace), e uma recomendação oficial de colocar uma marca de água nas cópias dos documentos de identificação.
O que correu mal?
Cada modelo tem o seu reverso, e é muitas vezes o mais instrutivo.
- No Reino Unido, a abertura do registo serviu os burlões. Mandar retirar a morada ou a assinatura de um documento antigo custa hoje 34 libras por documento (gov.uk).
- Em Espanha, o VeriFactu, inicialmente previsto para 2025, foi adiado duas vezes, e um terceiro adiamento, para outubro de 2028, foi anunciado a 5 de outubro de 2026, sem estar ainda publicado (Hacienda). E o Estado que desaconselha a fotocópia do DNI exige aos hotéis até 42 dados por hóspede.
- Em Itália, a PEC serve agora para espalhar software malicioso a partir de caixas pirateadas (CERT-AGID), e o desvio de IVA voltou a subir em 2023.
- Em Portugal, a obrigação de assinar as faturas em PDF é adiada todos os anos desde 2020; o Orçamento do Estado para 2026 ainda aceita PDF sem assinatura até 31 de dezembro de 2026 (OCC), e a proposta de Orçamento para 2027 prevê novo adiamento. Um site privado chegou mesmo a cobrar quase o dobro do preço oficial pelo código da certidão permanente.
Há um ponto comum aos quatro países, tal como à França: cada reforma cria o seu phishing. Falsas mensagens da Companies House sobre a verificação de identidade, falsas faturas eletrónicas em Itália, falsos e-mails da Autoridade Tributária com um anexo «PortaldasFinancas.pdf», falsa «notificación de factura electrónica» em Espanha. Os burlões seguem o calendário das administrações, também em França (ver as cartas falsas após o registo da empresa).
Os episódios da série
- Reino Unido: Companies House, o registo mais aberto da Europa: sociedades em nome de ministros, moradas usurpadas e a verificação de identidade imposta desde 2025.
- Reino Unido: um país sem cartão de cidadão que verifica toda a gente: a identidade digital abandonada, as cópias de passaporte e a fatura eletrónica em 2029.
- Espanha: VeriFactu, a fatura que o cliente pode verificar junto do fisco: o código QR, as faturas encadeadas e os adiamentos.
- Espanha: deixar de fotocopiar o cartão de identificação: a doutrina da autoridade de proteção de dados, as coimas e a aplicação MiDNI.
- Itália: sete anos de faturação eletrónica obrigatória: o PDF reduzido a cópia de cortesia, as ferramentas gratuitas, o efeito na fraude.
- Itália: a PEC, o correio registado eletrónico que se tornou alvo dos burlões: o domicílio digital obrigatório e o phishing a partir de caixas certificadas.
- Portugal: a certidão do registo substituída por um código: a Empresa na Hora e a certidão permanente, vistas de França.
- Portugal: a fatura com código QR, e o PDF assinado adiado desde 2020: software certificado, ATCUD e uma obrigação adiada de ano para ano.
O que pode a França retirar disto?
Há três ideias que se repetem de país para país, e todas se podem aplicar desde já.
Partilhar um acesso em vez de uma cópia. O código da certidão permanente, a aplicação MiDNI ou o comprovativo de identidade da France Identité (a aplicação de identidade do Estado francês) transmitem o necessário e nada mais. Quando um parceiro francês pede um Kbis, o número SIREN da empresa (o seu identificador, equivalente ao NIPC) permite-lhe consultar ele próprio o extrato RNE, gratuito e atualizado, mesmo que alguns continuem a exigir um Kbis (ver o nosso episódio sobre o Kbis).
Verificar na fonte em vez de confiar na aparência. O código QR de uma fatura espanhola, o código de uma visura italiana (a certidão do registo) ou o de um Kbis remetem para o registo ou para o fisco: é aí que se deve verificar, não no documento. E um canal oficial, mesmo certificado como a PEC italiana, não garante a honestidade do remetente.
Preparar os documentos por si. Uma cópia que não se pode deixar de enviar pode ser reduzida ao necessário com Rasurar PDF e marcada com o nome do destinatário com Marca de água PDF; um anexo duvidoso pode passar por Analisar um PDF, que assinala JavaScript, ações automáticas e ficheiros anexos antes de o abrir. Estas ferramentas funcionam no navegador, sem enviar os ficheiros para um servidor (ver para onde vão os seus ficheiros PDF online). Não substituem uma plataforma de faturação aprovada, um serviço de verificação de identidade nem um profissional do direito.
Glossário
Registo das sociedades: registo público que recenseia as empresas e os seus dirigentes; a Companies House no Reino Unido, o Registro Mercantil em Espanha, o Registro delle imprese em Itália, o registo comercial em Portugal, o RCS e o RNE em França.
Fatura eletrónica: fatura emitida, transmitida e recebida sob a forma de dados estruturados, e não como um simples ficheiro PDF.
Encadeamento das faturas: técnica que integra em cada fatura uma impressão digital da anterior, para tornar detetável qualquer supressão ou inserção.
Minimização dos dados: princípio do RGPD segundo o qual só se recolhem os dados estritamente necessários.
Phishing: técnica que consiste em fazer-se passar por uma entidade de confiança para obter um pagamento ou informações.
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