Un emprendedor francés envía un Kbis (el extracto oficial del registro mercantil francés) para demostrar que su sociedad existe, una copia de su carné de identidad para abrir una cuenta y, si dirige una pyme, facturas en PDF hasta septiembre de 2027. Sus vecinos europeos lo hacen de otra manera. En Portugal no se envía un extracto del registro: se da un código. En Italia, una factura en PDF no tiene valor fiscal desde 2019. En España, el cliente podrá comprobar una factura ante Hacienda escaneando un código QR. Y en el Reino Unido, un país sin carné de identidad, el registro de sociedades ha estado tan abierto que se llegaron a inscribir sociedades a nombre de ministros.
Después de nuestra serie dedicada a los papeles del emprendedor en Francia, esta mira cómo cuatro países tratan los mismos documentos: lo que han hecho bien, lo que salió mal y lo que se puede aprender de ello desde el lado francés de la frontera.
Cuatro países, cuatro respuestas a las mismas preguntas
Todas las administraciones se enfrentan a los mismos problemas: demostrar que una empresa existe sin que la prueba sea fácil de falsificar, verificar una identidad sin multiplicar las copias, hacer fiables las facturas y mantener el registro transparente sin exponer a los administradores. Cada país ha apostado por una respuesta.
El Reino Unido apostó por la apertura total, y luego tuvo que corregirla. Consultar el registro de Companies House, el registro mercantil británico, es gratis desde junio de 2015, y sus datos se consultaron más de 16.000 millones de veces en 2023-2024 (Companies House). Sin controles, acogió sociedades ficticias domiciliadas en casa de desconocidos; desde el 18 de noviembre de 2025 hay que verificar la identidad de los directivos, con un periodo transitorio de un año para las sociedades existentes (gov.uk).
España apostó por controlar el software de facturación y por minimizar los datos personales. VeriFactu exige facturas encadenadas y un código QR que el cliente puede comprobar (AEAT); la AEPD considera que, en general, no es necesaria una copia del DNI (AEPD). Dos opciones que Francia no ha tomado: allí la factura electrónica pasa por plataformas privadas, y la Administración recomienda poner una marca de agua en las copias del documento de identidad en lugar de dejar de pedirlas.
Italia apostó por una plataforma pública única, el Sistema di Interscambio (SdI), por la que pasan todas las facturas desde 2019, con herramientas gratuitas (guía de la Agenzia delle Entrate), y por el correo electrónico certificado (la PEC, una especie de burofax electrónico) obligatorio para todas las empresas.
Portugal apostó por el acceso en lugar de la copia: un código que da acceso al registro actualizado durante uno a cuatro años y que sustituye al extracto en papel (gov.pt); y facturas encadenadas y con código QR desde hace años.
Francia, por su parte, combina un registro que se consulta gratis (el extracto del RNE, el registro nacional de empresas), un Kbis de pago y fechado (ver nuestro episodio sobre el Kbis), una factura electrónica que pasa por plataformas privadas autorizadas y cuya emisión será obligatoria para las pymes en septiembre de 2027 (LegalPlace), y una recomendación oficial de poner una marca de agua en las copias de los documentos de identidad.
¿Qué salió mal?
Cada modelo tiene su lado negativo, y suele ser lo más instructivo.
- En el Reino Unido, la apertura del registro benefició a los estafadores. Conseguir que se retire la propia dirección o firma de un documento antiguo cuesta hoy 34 libras por documento (gov.uk).
- En España, VeriFactu, previsto en origen para 2025, se ha aplazado dos veces, y un tercer aplazamiento, a octubre de 2028, se anunció el 5 de octubre de 2026 sin haberse publicado todavía (Hacienda). Y el mismo Estado que desaconseja fotocopiar el DNI exige a los hoteles hasta 42 datos por viajero.
- En Italia, el correo certificado sirve ahora para difundir programas maliciosos desde buzones pirateados (CERT-AGID), y la brecha del IVA volvió a crecer en 2023.
- En Portugal, la obligación de firmar las facturas en PDF se aplaza cada año desde 2020; los presupuestos de 2026 siguen aceptando PDF hasta el 31 de diciembre de 2026 (OCC), y el proyecto de presupuestos de 2027 propone un nuevo aplazamiento. Una web privada llegó a cobrar casi el doble del precio oficial por el código del registro.
Hay algo común a los cuatro países, como a Francia: cada reforma trae su propio phishing. Falsos mensajes de Companies House sobre la verificación de identidad, falsas facturas electrónicas en Italia, falsos correos del fisco portugués con un adjunto «PortaldasFinancas.pdf», falsas «notificaciones de factura electrónica» en España. Los estafadores siguen el calendario de las administraciones, también en Francia (ver las estafas tras registrar una empresa).
Los episodios de la serie
- Reino Unido: Companies House, el registro más abierto de Europa: sociedades a nombre de ministros, domicilios usurpados y la verificación de identidad obligatoria desde 2025.
- Reino Unido: un país sin DNI que verifica a todo el mundo: la identidad digital abandonada, las copias del pasaporte y la factura electrónica en 2029.
- España: VeriFactu, la factura que el cliente puede comprobar con Hacienda: el código QR, las facturas encadenadas y los aplazamientos, vistos desde Francia.
- España: dejar de fotocopiar el DNI: la doctrina de la AEPD, las multas y la aplicación MiDNI, frente a la copia con marca de agua que recomienda Francia.
- Italia: siete años de factura electrónica obligatoria: el PDF convertido en copia de cortesía, las herramientas gratuitas y el efecto sobre el fraude.
- Italia: la PEC, la carta certificada electrónica que ahora atacan los estafadores: el domicilio digital obligatorio y el phishing desde buzones certificados.
- Portugal: el extracto del registro, sustituido por un código: la sociedad creada en una sola visita a la ventanilla, y la certidão permanente.
- Portugal: la factura con código QR, y el PDF firmado que se aplaza desde 2020: software certificado, ATCUD y una obligación aplazada año tras año.
¿Qué puede aprender Francia de todo esto?
Tres ideas se repiten de un país a otro, y todas se pueden aplicar desde hoy.
Compartir un acceso en lugar de una copia. El código portugués, la aplicación MiDNI o el justificante de identidad de France Identité (la aplicación de identidad del Estado francés) transmiten lo necesario y nada más. Cuando un socio francés pide un Kbis, el número SIREN de la empresa le permite consultar él mismo el extracto del RNE, gratuito y actualizado, aunque algunos seguirán exigiendo un Kbis (ver nuestro episodio sobre el Kbis).
Comprobar en la fuente en lugar de fiarse de la apariencia. El código QR de una factura española, el código de una visura italiana (el extracto del registro) o el de un Kbis remiten al registro o al fisco: es ahí donde hay que comprobar, no en el documento. Y un canal oficial, aunque sea certificado como la PEC italiana, no garantiza la honradez del remitente.
Preparar uno mismo sus documentos. Una copia que no se puede evitar enviar puede reducirse a lo necesario con Censurar PDF y marcarse con el nombre de su destinatario con Marca de agua PDF; un adjunto dudoso puede pasarse por Analizar PDF, que señala JavaScript, acciones automáticas y archivos incrustados antes de abrirlo. Estas herramientas funcionan en el navegador, sin enviar los archivos a un servidor (ver adónde van tus archivos PDF en línea). No sustituyen a una plataforma de facturación autorizada, ni a un servicio de verificación de identidad, ni a un profesional del derecho.
Glosario
Registro de sociedades: registro público que recoge las empresas y sus administradores; Companies House en el Reino Unido, el Registro Mercantil en España, el Registro delle imprese en Italia, el Registo comercial en Portugal, el RCS y el RNE en Francia.
Factura electrónica: factura emitida, transmitida y recibida en forma de datos estructurados, y no como un simple archivo PDF.
Encadenamiento de facturas: técnica que incorpora en cada factura una huella de la anterior, para que cualquier supresión o inserción sea detectable.
Minimización de datos: principio del RGPD según el cual solo se recogen los datos estrictamente necesarios.
Phishing (suplantación de identidad): técnica que consiste en hacerse pasar por un organismo de confianza para obtener un pago o información.
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