Quando si costituisce una società in Francia, gli statuts (lo statuto, il documento che fissa le regole di funzionamento della società) si scrivono con cura, si fanno rileggere, si firmano e si depositano tramite il guichet unique, lo sportello online unico per le pratiche d'impresa gestito dall'INPI, l'istituto nazionale francese della proprietà industriale. Quello che spesso si dimentica è il seguito: il documento diventa pubblico. Chiunque abbia un account gratuito sul sito dell'INPI può scaricarlo, insieme ai procès-verbaux (i verbali delle assemblee dei soci) e agli altri atti depositati al registro. Tutto ciò che il file contiene, compreso quello che sullo schermo non si vede, se ne va con lui. Questo articolo è per chi costituisce o rileva una società in Francia, dalla Francia o dall'estero, e per chi ne firma o ne redige gli atti.
Chi può leggere i tuoi statuts?
Su data.inpi.fr, la consultazione senza account mostra l'identità legale di un'impresa. Con un account gratuito si accede ai «documenti associati (bilanci annuali, atti e statuts)» (economie.gouv.fr). L'archivio di atti e statuts risale al 1993 (INPI). L'INPI diffonde questi dati anche in blocco, tramite API e FTP. Come ricorda LegalPlace, società francese di servizi legali online: «Chiunque può consultare gratuitamente online i dati pubblici del registro nazionale delle imprese» (LegalPlace).
È la logica stessa del registro: un socio, un cliente, un fornitore o un investitore deve poter conoscere le regole con cui funziona una società. Ma questa trasparenza riguarda il documento intero, così come è stato depositato.
Cosa può contenere il PDF di uno statuto, oltre al testo?
La maggior parte degli statuts viene redatta in Word e poi esportata in PDF. Tre cose possono sopravvivere all'esportazione.
Le revisioni e i commenti. Se le revisioni sono visualizzate al momento dell'esportazione, Word può esportare il «documento con markup»: i passaggi eliminati, le aggiunte e i commenti della trattativa compaiono allora nel PDF (Office Watch). Una clausola di riscatto discussa a lungo, l'osservazione di un socio su un altro: tutto può restare visibile.
Le proprietà del documento. L'autore, la società, il nome del modello, a volte il titolo di un vecchio progetto: lo strumento di ispezione di Word elenca queste informazioni tra i dati da controllare prima di condividere un file (Microsoft), e il titolo e l'autore finiscono per impostazione predefinita nelle proprietà del PDF. Un modello di statuts ricevuto da un altro amministratore può quindi portare il suo nome. Approfondiamo queste informazioni in Cosa dicono di te i metadati del tuo PDF.
Il testo nascosto. Il testo formattato come «nascosto» viene rilevato dallo strumento di ispezione di Word. Non il testo bianco su sfondo bianco, né gli oggetti coperti da altri oggetti, che Microsoft cita tra i limiti dello strumento.
La NSA lo riassumeva già nel 2005, in una guida dedicata al passaggio da Word a PDF: un'informazione nascosta o coperta in un documento «può quasi sempre essere recuperata» (NSA). Un caso celebre lo illustra: nel 2004 la versione Word di un atto di citazione dell'editore di software SCO contro DaimlerChrysler conteneva revisioni da cui risultava che Bank of America era stata la convenuta designata fino al 18 febbraio 2004, circa due settimane prima del deposito (Pinsent Masons). Non abbiamo trovato casi documentati riguardanti degli statuts; il meccanismo è lo stesso.
E la firma?
Gli statuts depositati devono essere firmati dai soci. La cancelleria di Parigi (il greffe, l'ufficio del tribunale che tiene il registro del commercio e delle società) chiede ad esempio «un esemplare degli statuts datato e firmato in originale da tutti i soci» (greffe de Paris). Quando quella firma è autografa e poi scansionata, la sua immagine diventa consultabile da tutti.
L'immagine di una firma non è una firma elettronica: «Apporre l'immagine di una firma non è firmare elettronicamente», riassume uno studio di commercialisti (Hayot Expertise). Il suo valore probatorio è del resto fragile: il 13 marzo 2024 la Cour de cassation, la corte suprema francese in materia civile, ha stabilito che una firma scansionata, apposta su una promessa di cessione di quote, non identificava il suo autore né provava il suo consenso, perché priva dell'affidabilità di una firma elettronica (entreprendre.service-public.fr). E un'immagine si copia facilmente. Non abbiamo trovato casi documentati di firme prelevate dal registro per fabbricare un falso, ma il rischio è plausibile, e in Francia il falso e l'uso di atto falso sono puniti con tre anni di reclusione e 45.000 euro di multa (service-public.fr).
La firma elettronica offre un'alternativa. Il codice civile francese esige che una firma identifichi il suo autore e ne manifesti il consenso; solo la firma elettronica qualificata gode di una presunzione di affidabilità, e il regolamento europeo eIDAS le riconosce effetti giuridici «equivalenti a quelli di una firma autografa» (regolamento eIDAS, art. 25). LegalPlace presenta la firma elettronica come «un dispositivo che permette di autenticare con certezza l'autore di una pratica presso l'INPI» (LegalPlace). Attenzione a non confondere due firme: quella della pratica stessa, sul guichet unique, per la quale l'INPI esige una firma elettronica qualificata salvo in caso di costituzione (INPI, via plus.transformation.gouv.fr), e quella degli statuts allegati, per la quale non abbiamo trovato una regola ufficiale che fissi il livello richiesto.
Si può oscurare qualcosa in un atto depositato?
Due testi recenti hanno aperto alcune possibilità, entro limiti rigorosi.
L'indirizzo di casa degli amministratori, dal 2025. Il decreto n. 2025-840 del 22 agosto 2025 consente agli amministratori e ai soci illimitatamente responsabili di chiedere la riservatezza del proprio indirizzo di residenza (Assemblée nationale). Per un atto già depositato, Infogreffe, il sito ufficiale delle cancellerie dei tribunali di commercio francesi, chiede di fornire «una versione oscurata dell'atto, identica in tutto all'originale salvo l'indirizzo personale oscurato» (Infogreffe); la richiesta passa per il guichet unique e il greffe ha cinque giorni lavorativi per decidere. Togliere l'indirizzo dal Kbis (l'estratto ufficiale che prova l'iscrizione di una società) è gratuito solo se avviene insieme a un'altra pratica; l'oscuramento di un atto costa 7,63 euro per atto (LegalVision). Alla costituzione si depositano quindi due versioni degli statuts: una versione pubblica senza gli indirizzi personali, diffusa dal registro, e una versione riservata, accessibile solo al greffe (INPI, Deloitte Avocats).
L'INPI insiste: «Oscurate correttamente la versione pubblica». Disegnare un rettangolo nero sull'indirizzo in un editor PDF non basta, il testo resta spesso sotto (lo spieghiamo qui). Lo strumento Oscurare un PDF elimina davvero la zona scelta: ogni pagina viene ricostruita come immagine, senza livello di testo, segnalibri né metadati, il che rimuove in un colpo solo anche le proprietà e il testo nascosto del file. Il rovescio della medaglia: il testo della versione pubblica non è più selezionabile, e il file, fatto di immagini, pesa di più; verifica che resti sotto i 10 MB accettati dal guichet unique e che sia leggibile.
Il meccanismo non copre gli imprenditori individuali, né i soci non amministratori di una SAS o di una SARL (le due forme più diffuse di società di capitali in Francia); il governo indica che è in corso una riflessione più generale (Assemblée nationale).
I dati identificativi limitati allo stretto necessario, dal 2026. Il decreto n. 2026-340 del 30 aprile 2026, in vigore dal 6 maggio, consente alle società di depositare una copia dei propri atti in cui l'identità e il domicilio delle persone fisiche sono limitati ai dati obbligatori: cognome, cognome d'uso, pseudonimo, nomi, mese e anno di nascita, comune di residenza (entreprendre.service-public.fr). La versione completa resta agli atti; quella alleggerita è quella depositata al registro (LegalVision). È una facoltà, non un obbligo, e le modalità pratiche di deposito tramite il guichet unique vanno verificate al momento della pratica.
Al di fuori di questi due ambiti, nulla autorizza a oscurare altri elementi, firme comprese: non oscurare un atto da depositare oltre quanto questi testi consentono.
E in Italia? Anche da noi l'atto costitutivo, con lo statuto, finisce in un archivio pubblico: entro 20 giorni dalla costituzione il notaio lo iscrive nel Registro delle imprese tenuto dalle Camere di commercio (Camera di commercio di Torino). La visura camerale, il documento che raccoglie i principali dati giuridici ed economici di un'impresa, «può essere richiesta da chiunque» (Camera di commercio di Firenze). E poiché l'archivio è pubblico, chiunque vi abbia interesse può chiedere copia degli atti e dei bilanci depositati, presso qualsiasi Camera di commercio per i documenti depositati dopo il 19 febbraio 1996 (Camera di commercio di Firenze).
Come preparare un file pulito prima del deposito?
- In Word, accetta o rifiuta tutte le revisioni ed elimina i commenti. La versione depositata deve essere quella definitiva, non la storia della trattativa.
- Avvia lo strumento di ispezione del documento: File › Informazioni › Verifica documento › Ispeziona documento. Lavora su una copia, come consiglia Microsoft.
- Al momento dell'esportazione in PDF, scegli «Documento» e non «Documento con markup», e togli la spunta all'opzione che copia le proprietà del documento.
- Controlla il PDF ottenuto prima di depositarlo. Le proprietà del documento, nel tuo lettore PDF (spesso File › Proprietà), mostrano l'autore, il software e le date; la guida Cosa dicono di te i metadati del tuo PDF spiega cosa guardare. Scorri anche il PDF con il pannello dei commenti aperto. Analizzare un PDF segnala da parte sua i file allegati, il JavaScript e le azioni automatiche, senza inviare il file.
- Chiedi l'oscuramento del tuo indirizzo di casa se sei amministratore e l'indirizzo compare negli statuts, con una versione pubblica davvero ripulita.
- Valuta la firma elettronica per gli atti futuri, invece dell'immagine scansionata della tua firma.
Le stesse precauzioni valgono per i verbali di assemblea, che si depositano a ogni modifica: «È la firma dell'atto da parte dei soci che lo rende un documento giuridicamente valido» (LegalPlace), ed è il file intero a diventare consultabile. Più in generale, prima di affidare questi atti a un servizio online per convertirli o comprimerli, guarda dove finiscono i tuoi file PDF.
Glossario
Statuts: lo statuto, l'atto che fissa le regole di funzionamento di una società; si deposita al registro alla costituzione e a ogni modifica.
Procès-verbal (PV) d'assemblée: il verbale dell'assemblea, che riporta le decisioni dei soci; si deposita al registro quando modifica gli statuts o la direzione.
data.inpi.fr: il sito dell'INPI che dà accesso ai dati del registro nazionale delle imprese francese, compresi atti e statuts per chi ha un account.
Occultation: l'oscuramento, nella versione pubblica di un atto, dell'indirizzo di casa di un amministratore, consentito dal 2025.
Firma elettronica qualificata: il livello più elevato di firma elettronica, presunto affidabile e con effetti giuridici equivalenti a quelli di una firma autografa.
Documento con markup: esportazione di un documento Word che mostra le revisioni e i commenti.
Togliere per sempre un indirizzo da un PDF, metadati compresi: Oscurare un PDF su PDFKami, nel tuo browser.