Dal 1° gennaio 2023 tutte le pratiche d'impresa in Francia, dall'iscrizione di un'attività al cambio di indirizzo fino alla chiusura, passano per un unico sito: il guichet unique («sportello unico»), gestito dall'INPI, l'istituto nazionale francese della proprietà industriale. Questo articolo è per chi costituisce o rileva una società in Francia, o vi si mette in proprio, anche dall'estero. I volumi sono notevoli: secondo il governo francese, a metà 2025 vi erano state depositate 5,2 milioni di pratiche, di cui 1,3 milioni di costituzioni nel solo 2024, al ritmo di quasi 100.000 pratiche a settimana (Assemblée nationale). Dietro ogni pratica c'è un passaggio che si tende a sottovalutare: raccogliere i documenti nel formato giusto. È spesso lì che una pratica si impantana.
Quali sono le regole per i file?
Stanno in tre frasi, pubblicate sul sito ufficiale (formalites.entreprises.gouv.fr):
- «È accettato solo il formato PDF.»
- «La dimensione massima di ciascun file è di 10 MB.»
- «Finché non sono stati forniti tutti i documenti, il guichet unique blocca l'invio della dichiarazione.»
La foto della carta d'identità scattata con il telefono, quindi, non viene accettata così com'è: va convertita in PDF. La scansione ad alta risoluzione degli statuts (lo statuto della società) può superare i 10 MB. E i documenti richiesti dipendono da ciò che si inserisce: il guichet unique li indica man mano che si compila il modulo, ed è per questo che conviene averli pronti prima di cominciare. LegalPlace, piattaforma francese di servizi legali, lo riassume così: un «documento nel formato sbagliato può ritardare fortemente l'esame della pratica» (LegalPlace).
Quali documenti bisogna raccogliere?
Per una SAS o una SASU (la société par actions simplifiée, la forma societaria più diffusa in Francia, con più soci o con uno solo), il greffe di Parigi, la cancelleria del tribunale di commercio che tiene il registro delle società, elenca (greffe de Paris):
- una copia degli statuts «datata e firmata in originale da tutti i soci»;
- il certificato del depositario dei fondi, con l'elenco dei sottoscrittori;
- l'atto di nomina del président (il rappresentante legale della società) se non è designato negli statuts;
- la relazione del commissaire aux apports (un perito indipendente) in caso di conferimenti in natura;
- «un documento che giustifichi l'occupazione regolare dei locali della sede»: contratto di locazione, contratto di domiciliazione (con una società che fornisce un indirizzo di sede), bolletta della luce o del telefono (ne riparliamo in Domiciliazione: quale prova per la sede sociale?);
- «un'attestazione di pubblicazione dell'avviso di costituzione della società in un journal d'annonces légales», un giornale abilitato a pubblicare gli annunci legali;
- una copia del documento d'identità di ciascun dirigente;
- la dichiarazione dei titolari effettivi, che il greffe fattura insieme all'iscrizione quando viene depositata contestualmente.
LegalPlace descrive questi documenti nelle sue guide alla costituzione di una SAS (LegalPlace) e di una SARL (société à responsabilité limitée, la classica società a responsabilità limitata), la cui pratica riunisce un elenco analogo (LegalPlace). L'attestazione di pubblicazione è indispensabile: «Senza questa attestazione, la pratica è incompleta» (LegalPlace), così come il certificato di deposito dei fondi: «Questo documento va obbligatoriamente allegato alla pratica di iscrizione» (LegalPlace). Quanto agli statuts, ciò che il loro file PDF dice di te è l'argomento di Statuti e verbali: cosa rivela il tuo PDF.
La dichiarazione di assenza di condanne e di filiazione è oggetto di indicazioni discordanti: il greffe di Parigi la colloca tra i documenti dei dirigenti stranieri, mentre diverse guide la chiedono per ogni dirigente, anche per una SARL (LegalPlace). Nel dubbio, meglio fornirla.
Per una micro-entreprise (il regime semplificato francese per le imprese individuali), l'elenco è più breve: documento d'identità fronte e retro, prova di residenza di meno di tre mesi, dichiarazione sostitutiva di assenza di condanne e attestazione di filiazione, più i titoli di studio o le autorizzazioni se l'attività è regolamentata (LegalPlace). Se sei ospite a casa di qualcuno, possono essere chiesti un'attestation d'hébergement (la dichiarazione con cui chi ti ospita conferma che abiti da lui) di meno di tre mesi, firmata da chi ti ospita, e il suo documento d'identità (Swim).
La dichiarazione dei titolari effettivi elenca le persone che detengono, direttamente o indirettamente, più del 25% del capitale o dei diritti di voto, o che esercitano con qualsiasi mezzo un potere di controllo; in mancanza, i rappresentanti legali (formalites.entreprises.gouv.fr). Si deposita all'iscrizione o al più tardi quindici giorni dopo la ricevuta della pratica (formalites.entreprises.gouv.fr, LegalPlace).
Perché una pratica viene respinta?
L'amministrazione non pubblica un tasso di rifiuto: secondo il governo, i tassi «variano a seconda dei validatori» (Assemblée nationale). I professionisti citano sempre le stesse cause (LegalPlace, LegalVision, Swim):
- un documento illeggibile: documento d'identità sfocato, tagliato, con gli angoli fuori campo, scansione storta;
- un documento mancante o incompleto: statuts senza tutte le firme, fronte senza retro;
- un'incoerenza tra il modulo e i documenti: data, indirizzo, nome o importo del capitale che cambiano da un documento all'altro;
- una firma mancante sulla pratica.
Quando la pratica è incompleta, passa «en attente de régularisation» (in attesa di regolarizzazione). Questo stato «sospende il termine» di cui dispone l'ente competente per convalidare la pratica, e hai 15 giorni per correggere la dichiarazione; senza un tuo intervento, «la pratica sarà automaticamente respinta». Ogni regolarizzazione «richiede in ogni caso una nuova firma di tutti gli elementi dichiarati» (formalites.entreprises.gouv.fr). Un rifiuto costa anche denaro: secondo uno studio specializzato in pratiche societarie, un'interpretazione delle norme applicata dal greffe di Versailles dalla primavera del 2026, e che il Conseil national des greffiers (l'organismo nazionale dei cancellieri dei tribunali di commercio) ha invitato tutti i greffes a seguire, fa sì che i diritti di cancelleria restino acquisiti in caso di rifiuto definitivo; bisogna quindi pagarli di nuovo per ripresentare la pratica (LegalVision).
Come preparare i file?
Un documento, un PDF, leggibile. Fotografa o scansiona ogni documento in piano, con una luce uniforme, i quattro angoli visibili. Per un documento d'identità, metti fronte e retro nello stesso file.
Converti le foto in PDF con JPG in PDF: due foto diventano un PDF di due pagine, senza essere caricate su un server.
Riunisci i documenti di più pagine con Unire PDF, che accetta anche immagini, e rimettili in ordine con Organizzare PDF: degli statuts scansionati pagina per pagina devono formare un unico file completo, sigle e firme comprese.
Scendi sotto i 10 MB con Comprimere PDF, controllando a occhio che il testo resti leggibile: una compressione troppo forte può trasformare un documento valido in un documento illeggibile. Spieghiamo le impostazioni in Comprimere un PDF per inviarlo via email.
Cerca le incoerenze prima di inviare: stesso indirizzo della sede sul modulo, sugli statuts e sulla prova; stesso importo del capitale sugli statuts e sull'attestazione di deposito; stessi nomi e cognomi ovunque.
Perché fare queste operazioni in locale? Perché questi pochi file riuniscono il tuo documento d'identità, il tuo indirizzo, i tuoi statuts e il tuo capitale. Caricarli su un convertitore online prima di trasmetterli all'INPI significa affidarli a un intermediario in più; spieghiamo che fine fanno quei file in Dove finiscono i tuoi file PDF online?. Gli strumenti di PDFKami funzionano nel browser: i file non lasciano il tuo computer.
Quanto tempo ci vuole e quanto costa?
Il guichet unique non indica un tempo standard: «Il tempo di trattamento dipende dalla natura della pratica» (formalites.entreprises.gouv.fr), e segui l'avanzamento dal tuo spazio personale. Quanto ai costi, dal 1° marzo 2026 i diritti del greffe per l'iscrizione di una società commerciale sono di 22,14 euro IVA esclusa, e quelli per la dichiarazione dei titolari effettivi di 16,11 euro IVA esclusa (formalites.entreprises.gouv.fr). Con l'IVA e il costo del deposito degli atti, il greffe di Parigi chiede in tutto 53,16 euro per una SAS (greffe de Paris). I micro-entrepreneurs sono esentati da alcuni diritti (formalites.entreprises.gouv.fr). A questo si aggiunge l'annuncio legale, la cui tariffa forfettaria 2026 varia secondo la forma: 124 euro IVA esclusa per una EURL (una SARL con socio unico), 142 euro per una SASU, 148 euro per una SARL e 199 euro per una SAS nella Francia metropolitana (LegalPlace).
E in Italia? Da noi chi avvia un'impresa presenta la Comunicazione Unica al Registro delle imprese delle Camere di commercio: un solo invio telematico che vale anche per l'Agenzia delle Entrate, l'INPS e l'INAIL (registroimprese.it). La pratica va firmata con una firma digitale rilasciata da un certificatore accreditato e trasmessa tramite il servizio Telemaco; il software ComUnica non è più disponibile dal 12 febbraio 2026, e si usano ora la piattaforma DIRE o i programmi di mercato (registroimprese.it, registroimprese.it). Gli allegati vanno in PDF/A, «l'unico formato ammesso», salvo eccezioni come i documenti di riconoscimento (Camera di commercio di Varese).
Glossario
Guichet unique: il sito ufficiale, gestito dall'INPI, attraverso cui passano dal 2023 tutte le pratiche d'impresa in Francia.
RNE: il registre national des entreprises, il registro nazionale francese che centralizza le informazioni su tutte le imprese.
Attestazione di pubblicazione: il documento del journal d'annonces légales che prova la pubblicazione dell'avviso di costituzione.
Titolare effettivo: la persona che detiene, direttamente o indirettamente, più del 25% del capitale o dei diritti di voto, o che controlla la società con altri mezzi.
Régularisation: la richiesta di correggere una pratica incompleta, con 15 giorni per rispondere.
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