Depuis le 1er janvier 2023, toutes les formalités d'entreprise passent par un seul site, le guichet unique opéré par l'INPI. Le volume est considérable : selon le Gouvernement, 5,2 millions de formalités y avaient été déposées à la mi-2025, dont 1,3 million de formalités de création pour la seule année 2024, au rythme de près de 100 000 formalités par semaine (Assemblée nationale). Derrière chaque dossier, une étape que l'on sous-estime : réunir des pièces au bon format. C'est souvent là qu'un dossier s'enlise.
Quelles sont les règles de fichiers ?
Elles tiennent en trois phrases, publiées sur le site officiel (formalites.entreprises.gouv.fr) :
- « Seul le format PDF est accepté. »
- « La taille maximale pour chaque fichier est de 10 Mo. »
- « Tant que l'ensemble des pièces n'a pas été fourni, l'envoi de la déclaration est bloqué par le guichet unique. »
Une photo de carte d'identité prise au téléphone n'est donc pas acceptée telle quelle : elle doit être convertie en PDF. Un scan de statuts en haute résolution peut dépasser les 10 Mo. Et les pièces demandées dépendent des informations saisies : le guichet unique les indique au fil du formulaire, d'où l'intérêt de les avoir réunies avant de commencer. LegalPlace le résume : un « document au mauvais format peut retarder fortement le traitement de votre dossier » (LegalPlace).
Quelles pièces faut-il réunir ?
Pour une SAS ou une SASU, le greffe de Paris liste (greffe de Paris) :
- un exemplaire des statuts « daté et signé en original par tous les associés » ;
- le certificat du dépositaire des fonds, avec la liste des souscripteurs ;
- l'acte de nomination du président s'il n'est pas désigné dans les statuts ;
- le rapport du commissaire aux apports en cas d'apport en nature ;
- « une pièce justifiant de l'occupation régulière des locaux du siège » : bail, contrat de domiciliation, quittance d'électricité ou de téléphone (nous y revenons dans Domiciliation : quel justificatif pour le siège ?) ;
- « une attestation de parution de l'avis de création de la société dans un journal d'annonces légales » ;
- une copie de la pièce d'identité de chaque dirigeant ;
- la déclaration des bénéficiaires effectifs, que le greffe facture avec l'immatriculation lorsqu'elle est déposée en même temps.
LegalPlace détaille ces pièces dans ses guides sur la création d'une SAS (LegalPlace) et d'une SARL, dont le dossier réunit une liste comparable (LegalPlace). L'attestation de parution est indispensable : « Sans cette attestation, le dossier est incomplet » (LegalPlace), tout comme le certificat de dépôt des fonds : « Ce document est obligatoirement joint au dossier d'immatriculation » (LegalPlace). Quant aux statuts, ce que leur fichier PDF dit de vous est l'objet de Statuts, PV : ce que votre PDF révèle.
La déclaration de non-condamnation et de filiation fait l'objet de consignes divergentes : le greffe de Paris la classe parmi les pièces des dirigeants étrangers, tandis que plusieurs guides la demandent pour tout dirigeant, y compris pour une SARL (LegalPlace). En cas de doute, mieux vaut la fournir.
Pour une micro-entreprise, la liste est plus courte : pièce d'identité recto et verso, justificatif de domicile de moins de trois mois, déclaration sur l'honneur de non-condamnation et attestation de filiation, et les diplômes ou autorisations si l'activité est réglementée (LegalPlace). Si vous êtes hébergé, une attestation d'hébergement de moins de trois mois, signée par l'hébergeant, et la pièce d'identité de celui-ci peuvent être demandées (Swim).
La déclaration des bénéficiaires effectifs recense les personnes qui détiennent, directement ou indirectement, plus de 25 % du capital ou des droits de vote, ou qui exercent par tout moyen un pouvoir de contrôle ; à défaut, ce sont les représentants légaux (formalites.entreprises.gouv.fr). Elle se dépose à l'immatriculation ou au plus tard quinze jours après le récépissé du dossier (formalites.entreprises.gouv.fr, LegalPlace).
Pourquoi un dossier est-il rejeté ?
L'administration ne publie pas de taux de rejet : selon le Gouvernement, ils « varient selon les valideurs » (Assemblée nationale). Les praticiens citent toujours les mêmes causes (LegalPlace, LegalVision, Swim) :
- une pièce illisible : pièce d'identité floue, tronquée, coins coupés, scan de travers ;
- une pièce manquante ou incomplète : statuts sans toutes les signatures, recto sans verso ;
- une incohérence entre le formulaire et les pièces : date, adresse, nom ou montant du capital qui diffèrent d'un document à l'autre ;
- une signature manquante sur la formalité.
Quand le dossier est incomplet, la formalité passe « en attente de régularisation ». Ce statut « suspend le délai » dont dispose l'organisme compétent pour valider le dossier, et vous disposez de 15 jours pour corriger votre déclaration ; sans action de votre part, « la formalité sera automatiquement rejetée ». Toute régularisation « requiert dans tous les cas une nouvelle signature de l'ensemble des éléments déclarés » (formalites.entreprises.gouv.fr). Un refus coûte aussi de l'argent : selon un cabinet de formalités, une lecture des textes appliquée par le greffe de Versailles depuis le printemps 2026, et que le Conseil national des greffiers a invité tous les greffes à suivre, laisse les frais de greffe acquis en cas de refus définitif ; il faut alors les payer de nouveau pour redéposer le dossier (LegalVision).
Comment préparer ses fichiers ?
Une pièce, un PDF, lisible. Photographiez ou scannez chaque document à plat, en lumière uniforme, les quatre coins visibles. Pour une pièce d'identité, mettez le recto et le verso dans le même fichier.
Convertissez les photos en PDF avec JPG en PDF : deux photos deviennent un PDF de deux pages, sans être téléversées.
Assemblez les documents de plusieurs pages avec Fusionner PDF, qui accepte aussi des images, et remettez-les dans l'ordre avec Organiser PDF : des statuts scannés page par page doivent former un seul fichier complet, paraphes et signatures compris.
Passez sous les 10 Mo avec Compresser PDF, en vérifiant à l'œil que le texte reste lisible : une compression trop forte peut transformer une pièce valide en pièce illisible. Nous expliquons les réglages dans Compresser un PDF pour l'envoyer par mail.
Relisez les incohérences avant d'envoyer : même adresse du siège sur le formulaire, les statuts et le justificatif ; même montant de capital sur les statuts et l'attestation de dépôt ; mêmes noms et prénoms partout.
Pourquoi faire ces opérations localement ? Parce que ce dossier rassemble, sur quelques fichiers, votre pièce d'identité, votre adresse, vos statuts et votre capital. L'envoyer sur un convertisseur en ligne avant de le transmettre à l'INPI, c'est le confier à un intermédiaire de plus ; nous détaillons ce que deviennent ces fichiers dans Où vont vos fichiers PDF en ligne ?. Les outils de PDFKami s'exécutent dans votre navigateur : les fichiers ne quittent pas votre ordinateur.
Combien de temps et combien ça coûte ?
Le guichet unique ne donne pas de délai type : « Le délai de traitement dépend de la nature de votre formalité » (formalites.entreprises.gouv.fr), et vous suivez l'avancement depuis votre espace personnel. Côté frais, depuis le 1er mars 2026, les émoluments du greffe pour l'immatriculation d'une société commerciale s'élèvent à 22,14 euros hors taxes, et ceux de la déclaration des bénéficiaires effectifs à 16,11 euros hors taxes (formalites.entreprises.gouv.fr). Avec la TVA et le coût de dépôt des actes, le greffe de Paris demande au total 53,16 euros pour une SAS (greffe de Paris). Les micro-entrepreneurs sont dispensés de certains droits (formalites.entreprises.gouv.fr). S'y ajoute l'annonce légale, dont le tarif forfaitaire 2026 varie selon la forme : 124 euros hors taxes pour une EURL, 142 euros pour une SASU, 148 euros pour une SARL et 199 euros pour une SAS en métropole (LegalPlace).
Lexique
Guichet unique : site officiel, opéré par l'INPI, par lequel passent toutes les formalités d'entreprise depuis 2023.
RNE : registre national des entreprises, qui centralise les informations sur toutes les entreprises.
Attestation de parution : document du journal d'annonces légales prouvant la publication de l'avis de création.
Bénéficiaire effectif : personne qui détient, directement ou indirectement, plus de 25 % du capital ou des droits de vote, ou qui contrôle la société par un autre moyen.
Régularisation : demande de correction d'un dossier incomplet, avec un délai de 15 jours pour répondre.
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