Una società produce documenti fin dalla nascita: gli statuts (lo statuto), l'attestazione di deposito del capitale sociale, l'annonce légale (l'avviso di costituzione pubblicato su un giornale di annunci legali), il Kbis (l'estratto ufficiale del registro francese del commercio e delle società, l'equivalente della nostra visura camerale), poi fatture, estratti conto, contratti, verbali. Ognuno ha il suo termine di conservazione, fissato da una norma diversa. Questo articolo riguarda le società costituite in Francia: ti interessa se hai aperto o rilevato una società francese, o se lavori come libero professionista o imprenditore individuale con sede in Francia. La regola più semplice da ricordare è anche la più lunga: dieci anni per la contabilità e le fatture. Ma conservare per dieci anni non basta: bisogna riuscire a ritrovare i documenti, e dimostrare che non sono stati modificati.
Per quanto tempo conservare ogni documento?
L'amministrazione francese pubblica una tabella dei termini di conservazione (entreprendre.service-public.gouv.fr), ripresa anche da LegalPlace, piattaforma francese di servizi legali (LegalPlace). In sintesi:
| Documento | Durata | Decorrenza | Norma |
|---|---|---|---|
| Libri contabili, bilanci, documenti giustificativi (fatture comprese) | 10 anni | Chiusura dell'esercizio | Code de commerce (codice di commercio), art. L123-22 |
| Documenti fiscali (imposta sulle società, imposta sul reddito, IVA, CFE…) | 6 anni (10 in caso di attività occulta) | Ultima operazione registrata, o data di redazione del documento | Livre des procédures fiscales (codice di procedura tributaria), art. L102 B |
| Contratti e corrispondenza commerciale | 5 anni | — | Code de commerce, art. L110-4 |
| Documenti bancari | 5 anni | — | — |
| Statuto della società e atti modificativi | 5 anni | Cancellazione della società dal registro | Code civil (codice civile), art. 2224 |
| Libro dei verbali delle assemblee, registri dei titoli | 5 anni | Fine del loro utilizzo | — |
| Fogli di presenza, deleghe, relazioni sulla gestione | Ultimi 3 esercizi | — | — |
| Copie delle buste paga | 5 anni | — | Code du travail (codice del lavoro), art. L3243-4 |
| Registro unico del personale | 5 anni | Uscita del dipendente | Code du travail, art. R1221-26 |
| Contratti di assicurazione | 2 anni | Disdetta | Code des assurances (codice delle assicurazioni), art. L114-1 |
La CFE (cotisation foncière des entreprises) è un'imposta locale francese sugli immobili usati dall'impresa. In pratica molte imprese conservano tutto per dieci anni, per allinearsi al termine più lungo. Per lo statuto e i verbali il termine decorre dalla fine della società o dalla fine del loro utilizzo: si conservano quindi per tutta la vita dell'impresa, e oltre. Sono termini minimi; service-public ricorda che si può conservare più a lungo, tranne i documenti che contengono dati personali.
E in Italia? Il codice civile impone di conservare le scritture contabili per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione, e per lo stesso periodo le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie di quelli spediti; possono essere tenuti su supporti di immagini, purché corrispondano ai documenti e restino leggibili in ogni momento (art. 2220 c.c., Normattiva). Ai fini fiscali, le scritture vanno tenute anche oltre, finché non sono definiti gli accertamenti sul periodo d'imposta (art. 22 DPR 600/1973, Normattiva). E chi emette o riceve una fattura elettronica deve conservarla «a norma», secondo le regole del Codice dell'amministrazione digitale, non basta salvarla sul computer: l'Agenzia delle Entrate offre un servizio di conservazione gratuito nel portale «Fatture e Corrispettivi» (Agenzia delle Entrate).
Si possono digitalizzare le fatture cartacee e buttare l'originale?
Sì, dal 2017, a determinate condizioni. La legge finanziaria rettificativa per il 2016 ha modificato l'articolo L102 B del Livre des procédures fiscales, e un decreto ministeriale (arrêté) del 22 marzo 2017, in vigore dal 31 marzo 2017, ne ha fissato le modalità (Legifiscal, Légifrance). Una fattura ricevuta su carta può allora essere conservata solo in forma digitale, se la copia è «conforme all'originale nell'immagine e nel contenuto», secondo il BOFiP, la raccolta ufficiale della prassi del fisco francese (BOFiP):
- nessun ritocco: le elaborazioni dell'immagine sono vietate, e un'eventuale compressione deve essere senza perdita;
- i colori riprodotti fedelmente quando hanno un significato (una firma, un'annotazione a mano, un timbro a colori);
- un file PDF o PDF/A-3;
- un sigillo elettronico, un'impronta digitale o una firma elettronica, a scelta;
- una marca temporale, come minimo da una fonte di marcatura temporale interna;
- un'organizzazione documentata, con controlli interni, che garantisca che i file restino disponibili, leggibili e integri per tutto il periodo di conservazione.
In altre parole, una scansione fatta al volo con il telefono e messa in una cartella non soddisfa queste condizioni. I software di contabilità e i servizi di archiviazione che offrono la «numérisation à valeur probante» (digitalizzazione con valore probatorio) aggiungono l'impronta e la marca temporale, e documentano la procedura.
Fuori dall'ambito fiscale, in caso di contenzioso, il Code civil francese attribuisce a una «copia affidabile» lo stesso valore probatorio dell'originale (articolo 1379). Un decreto del 5 dicembre 2016 precisa quando una copia digitale si presume affidabile: un'impronta che permette di rilevare qualsiasi modifica, una conservazione al riparo da alterazioni, la tracciabilità (Légifrance). Il giudice resta libero di valutare, e può chiedere l'originale se esiste ancora.
Il PDF/A, citato spesso, è un formato di archiviazione: garantisce che il documento si visualizzerà allo stesso modo tra vent'anni. Non impedisce di modificare il file; è l'impronta o la firma a rivelare una modifica. Per le fatture digitalizzate il PDF/A-3 è un'opzione, non un obbligo. Approfondiamo questo formato in PDF/A: cos'è e chi lo richiede davvero.
Dove si può conservare l'archivio?
La regola dipende dalla forma (BOFiP):
- le fatture cartacee devono essere conservate sul territorio francese;
- le fatture elettroniche possono esserlo in Francia, in un altro Stato dell'Unione europea, o in un Paese extra UE legato alla Francia da una convenzione di assistenza amministrativa o che consente un accesso online immediato ai dati;
- la conservazione fuori dalla Francia va dichiarata al service des impôts des entreprises, l'ufficio delle imposte competente per le imprese.
Alcune fonti sostengono che i documenti elettronici debbano «necessariamente» essere conservati in Francia: non è quanto prevede l'attuale prassi fiscale.
E la piattaforma di fatturazione elettronica? Molte piattaforme accreditate offrono l'archiviazione, ma l'obbligo di conservare le fatture resta dell'impresa. LegalPlace consiglia di verificare per quanto tempo dura l'archiviazione proposta e a quali condizioni si riottiene lo storico, in particolare se si cambia fornitore (LegalPlace). Una fattura elettronica si conserva nel suo formato originale, con i suoi dati strutturati: un fornitore che chiude o che subisce un attacco informatico non ti esonera dal produrla in caso di verifica fiscale. Le regole della fattura in sé sono spiegate in La prima fattura in Francia.
Come evitare di perdere tutto?
Dieci anni sono più della vita di un portatile, e a volte di un fornitore. Il ransomware è lo scenario più temuto: «qualsiasi organizzazione può subire un attacco opportunistico o mirato da parte di un gruppo di criminali informatici», ricorda l'ANSSI, l'agenzia nazionale francese per la sicurezza informatica, nella sua guida sui backup (ANSSI). La regola di buon senso, spesso chiamata «3-2-1»: tre copie, su due supporti diversi, di cui una scollegata o fuori sede. E un backup vale qualcosa solo se hai già verificato di saperlo ripristinare.
Qualche buona abitudine per l'archivio di una piccola impresa:
- Una cartella per anno, poi per tipo: vendite, acquisti, banca, documenti societari, personale.
- Un nome di file esplicito:
2026-10-15_fattura_F2026-042_cliente.pdfsi ritrova in dieci secondi,scan0042.pdfin dieci minuti. - Un PDF per documento, completo: una fattura di tre pagine scansionata in tre file si perde. Unire PDF e Organizzare PDF riuniscono le pagine e le rimettono in ordine. Fallo prima di apporre la marca temporale e l'impronta: qualsiasi modifica successiva le invalida.
- File più leggeri, perché dieci anni di archivio stiano su un supporto ragionevole: Comprimere PDF, verificando che il testo resti leggibile. Per una fattura digitalizzata destinata a sostituire l'originale va bene solo il livello «Leggero»: i livelli «Medio» e «Forte» convertono le pagine in immagini JPEG, una compressione con perdita che le regole fiscali escludono. E una fattura elettronica ricevuta si conserva così com'è, senza ritoccarla.
- I documenti societari a parte: statuto, verbali, attestazioni degli adempimenti e Kbis formano il fascicolo permanente della società, da conservare per tutta la sua vita. Cosa rivelano quando li invii è il tema di Statuto e verbali: cosa rivela il tuo PDF.
Questi strumenti funzionano nel browser, senza caricare il tuo archivio su un server; spieghiamo perché è importante in Dove finiscono i tuoi file quando usi un convertitore PDF online?. Non sostituiscono un servizio di archiviazione con valore probatorio: PDFKami non aggiunge marca temporale, impronta, sigillo né firma elettronica.
Glossario
Termine di conservazione: periodo durante il quale un documento deve poter essere esibito in caso di verifica o di contenzioso.
Copia affidabile (copie fiable): copia che ha lo stesso valore probatorio dell'originale; una copia digitale si presume affidabile se rispetta le condizioni tecniche del decreto del 5 dicembre 2016.
Marca temporale: registrazione della data e dell'ora in cui un file esisteva in una determinata forma.
Impronta digitale (hash): breve stringa di caratteri calcolata a partire da un file; la minima modifica del file la cambia.
PDF/A: versione del PDF pensata per l'archiviazione a lungo termine, che garantisce una visualizzazione identica nel tempo.
Ransomware: software malevolo che cifra i file di una vittima e chiede un riscatto.
Riunire e alleggerire l'archivio senza inviarlo: PDFKami, nel tuo browser.