Un PDF oggi si apre ovunque. Niente garantisce che si aprirà identico tra trent'anni: può dipendere da un font installato sul computer di chi l'ha creato, da un contenuto caricato da Internet, da uno script, da una password. Per i documenti che devono durare — una tesi, un atto, un archivio pubblico, una fattura — è stata pensata una variante del formato che elimina queste dipendenze: il PDF/A, dove la «A» sta per archiviazione.
Di solito lo si incontra quando un portale rifiuta un file, o quando un'università pretende «un PDF/A». Ecco cosa impone la norma, chi lo richiede davvero e come cavarsela.
Cosa cambia il PDF/A rispetto a un PDF normale?
Il PDF/A è una norma internazionale, la ISO 19005, pubblicata in più parti a partire dal 2005 (PDF Association). Il principio: un file autosufficiente, che contiene tutto ciò che serve per essere visualizzato in modo identico, senza andare a prendere nulla altrove (FAQ PDF/A). In concreto:
- I font sono incorporati nel file, invece di dipendere da quelli installati sul computer.
- I colori sono descritti in modo indipendente dal dispositivo, con un profilo colore.
- Niente crittografia né password: un documento d'archivio deve poter essere aperto da chi lo erediterà.
- Niente JavaScript, niente azioni automatiche, niente audio né video, niente contenuti esterni.
- Metadati standard, in formato XMP, che descrivono il documento.
Ognuna di queste regole è descritta nei profili di validazione pubblicati dal progetto veraPDF (veraPDF).
PDF/A-1, 2, 3, 4: quale scegliere?
| Versione | Anno | Cosa introduce |
|---|---|---|
| PDF/A-1 | 2005 | La prima versione, basata su PDF 1.4. Niente trasparenze. Livelli «b» (resa visiva fedele) e «a» (accessibile, strutturato). |
| PDF/A-2 | 2011 | Basata su PDF 1.7: trasparenze, layer. Aggiunge il livello «u» (testo in Unicode). |
| PDF/A-3 | 2012 | Identica al PDF/A-2, ma ammette allegati in qualsiasi formato: è ciò che rende possibile la fattura Factur-X. |
| PDF/A-4 | 2020 | Basata su PDF 2.0, con varianti per gli allegati (4f) e per l'ingegneria (4e). |
Fonti: PDF Association, ISO.
Per la maggior parte degli usi comuni, la guida ufficiale di LibreOffice consiglia il PDF/A-2b (LibreOffice). Per una tesi di dottorato in Francia, l'ente nazionale di archiviazione raccomanda il PDF/A-1 (vedi più avanti).
Chi lo richiede davvero? Il caso della Francia
Qui bisogna essere precisi, perché molti siti affermano che «la pubblica amministrazione esige il PDF/A». La realtà è più sfumata. Prendiamo come esempio la Francia.
Le tesi di dottorato. A livello nazionale, il deposito elettronico delle tesi non impone la dicitura «PDF/A»: impone di superare FACILE, il test del CINES (il centro nazionale che archivia le tesi francesi), che controlla se il file è «archiviabile» (ABES). FACILE raccomanda il PDF/A-1, in versione a o b (CINES). Alcune università vanno oltre e rendono il PDF/A obbligatorio; l'Université Paris Cité, per esempio, scrive che «la conversione è quindi obbligatoria» (Université Paris Cité). Controlla le indicazioni del tuo ateneo.
Le fatture elettroniche. Il formato Factur-X, uno dei tre formati previsti dalla riforma francese della fatturazione elettronica, in vigore dal 1° settembre 2026, è un PDF/A-3 che contiene i dati della fattura come file allegato (LegalPlace, FNFE-MPE). Spieghiamo come funziona la riforma francese in Fatturazione elettronica in Francia: la tua fattura PDF è ancora valida?.
I documenti contabili scansionati. Un'impresa che scansiona le fatture cartacee per conservarne solo la versione elettronica deve rispettare condizioni precise, fissate da un decreto ministeriale del 22 marzo 2017: ogni documento scansionato è «conservato in formato PDF (Portable Document Format) o in formato PDF A/3 (ISO 19005-3)», i colori sono riprodotti fedelmente e ogni file riceve una marca temporale (Légifrance, LegalPlace). Qui il PDF/A-3 è un'opzione, non un obbligo.
Gli archivi. Il CINES classifica il PDF/A tra i formati «normalizzati», cioè adottati da un organismo di normazione, adatti all'archiviazione; il PDF ordinario è invece soltanto «standardizzato», ovvero uno standard di fatto (CINES).
La giustizia e gli appalti pubblici, invece, chiedono il PDF, non il PDF/A. Télérecours, la piattaforma telematica della giustizia amministrativa francese, accetta il PDF — e altri formati —, con segnalibri obbligatori per i file che raggruppano più documenti, ma non esige il PDF/A (Télérecours). Davanti alle corti d'appello, un decreto ministeriale del 20 maggio 2020 chiedeva che i documenti allegati agli atti fossero un «file in formato PDF», senza esigere il PDF/A; è stato abrogato il 1° settembre 2025, e il decreto che lo ha sostituito non fissa più alcun formato (Légifrance, Légifrance). Per gli appalti pubblici non abbiamo trovato alcun obbligo di PDF/A. Se un portale rifiuta il tuo PDF, la causa è più spesso la dimensione, una password o il nome del file che l'assenza del PDF/A.
Fuori dalla Francia, la giustizia tedesca richiede il PDF e ammette, tra gli altri, il PDF/A-1 e il PDF/A-2; l'ordine degli avvocati di Monaco di Baviera consiglia ai propri iscritti di spuntare l'opzione PDF/A per rispettare gli standard tecnici dei tribunali (justiz.de, RAK München). E la Biblioteca del Congresso degli Stati Uniti lo annovera tra i suoi formati preferiti per i testi digitali (Library of Congress).
Come si crea un PDF/A?
Esportarlo dal documento di origine è il metodo più affidabile.
- LibreOffice: File › Esporta come › Esporta nel formato PDF, attiva l'opzione di archiviazione PDF/A (ISO 19005) e scegli la versione (LibreOffice).
- Word: File › Salva con nome, scegli PDF come tipo di file, poi Opzioni, e spunta «Conforme a ISO 19005-1 (PDF/A)» (Microsoft).
- Acrobat Pro: lo strumento dedicato agli standard PDF, con il comando di salvataggio in PDF/A (Adobe).
Convertire un PDF esistente è meno sicuro. La PDF Association avverte che, a seconda del contenuto del file originale, alcune sue caratteristiche non possono essere trasferite (FAQ PDF/A). La documentazione di Ghostscript, uno strumento libero spesso usato per queste conversioni, precisa che non «converte» nulla: crea un nuovo file che dovrebbe avere lo stesso aspetto, ma che all'interno è diverso (Ghostscript). Verifica sempre il risultato, a occhio e con un validatore.
Come verificare che un file sia conforme?
Un file può dichiararsi PDF/A senza esserlo. Per saperlo serve un validatore:
- veraPDF, validatore libero e gratuito, sostenuto dalla PDF Association e dalla Open Preservation Foundation, che copre tutte le versioni della norma (veraPDF). È lo strumento di riferimento, quello a cui rimanda la FNFE-MPE, il forum nazionale francese della fatturazione elettronica, per verificare le fatture Factur-X (FNFE-MPE).
- FACILE, per le tesi, che verifica che un file sia archiviabile dal CINES (CINES).
- Acrobat Pro, con il suo strumento di controllo preliminare (Preflight).
I motivi più frequenti per cui un file non supera la verifica: un font non incorporato, trasparenze in un PDF/A-1 — a volte invisibili, come un'opacità impostata al 99% —, una password, uno script, colori senza profilo (veraPDF, NASA).
Le modifiche che fanno perdere la conformità
Un PDF/A resta un PDF: qualsiasi strumento può modificarlo, e la maggior parte non si preoccupa di preservarne la conformità. Comprimere, unire, aggiungere una filigrana, numerare le pagine, proteggere con password: ognuna di queste operazioni può produrre un file non più conforme e, nel caso di una fattura Factur-X, perfino eliminare il file di dati allegato. Il documento si visualizza ancora; semplicemente, non supera più il validatore.
La regola pratica: fai tutte le modifiche sul documento di origine, esporta in PDF/A per ultimo e valida. Se devi ritoccare un PDF/A già prodotto — aggiungere un allegato, alleggerire una scansione —, ripassa il risultato in veraPDF prima di caricarlo.
Gli strumenti di PDFKami (unire, comprimere, numerare, filigranare) funzionano nel tuo browser, senza inviare i tuoi file, e sono adatti a preparare i documenti a monte. Non producono PDF/A e non garantiscono che un file conforme resti tale: per un deposito che lo richiede, concludi con l'esportazione in PDF/A e la validazione.
Glossario
PDF/A: famiglia di norme ISO (19005) che definisce un PDF autosufficiente, destinato all'archiviazione a lungo termine.
Livelli b, a, u: «b» garantisce la resa visiva, «a» aggiunge la struttura e l'accessibilità, «u» la codifica Unicode del testo.
Font incorporato: carattere tipografico incluso nel file, invece di essere cercato sul computer che lo visualizza.
Profilo ICC: descrizione standard dei colori, che permette di riprodurli in modo identico su qualsiasi dispositivo.
veraPDF: il validatore libero di riferimento per la conformità PDF/A.
CINES: Centre informatique national de l'enseignement supérieur, il centro informatico nazionale francese per l'istruzione superiore, incaricato tra l'altro dell'archiviazione delle tesi di dottorato.