Hoy un PDF se abre en cualquier parte. Nada garantiza que dentro de treinta años se abra exactamente igual: puede depender de una fuente instalada en el ordenador de su autor, de un contenido cargado desde internet, de un script, de una contraseña. Para los documentos que tienen que durar —una tesis, una escritura, un documento de archivo público, una factura—, se diseñó una variante del formato que elimina esas dependencias: el PDF/A, con «A» de archivo.
Suele aparecer cuando un portal rechaza un archivo o cuando una universidad exige «un PDF/A». Te contamos qué impone la norma, quién lo exige de verdad y cómo salir del paso.
¿Qué cambia el PDF/A respecto a un PDF normal?
El PDF/A es una norma internacional, la ISO 19005, publicada en varias partes desde 2005 (PDF Association). Su principio: un archivo autónomo, que contiene todo lo necesario para mostrarse de forma idéntica, sin ir a buscar nada fuera (FAQ sobre PDF/A). En concreto:
- las fuentes van incrustadas en el archivo, en lugar de depender de las del ordenador;
- los colores se describen de forma independiente del dispositivo, con un perfil de color;
- ni cifrado ni contraseña: un documento de archivo tiene que poder abrirlo quien lo herede;
- nada de JavaScript, ni acciones automáticas, ni audio o vídeo, ni contenido externo;
- metadatos normalizados, en formato XMP, que describen el documento.
Estas reglas figuran, una por una, en los perfiles de validación que publica el proyecto veraPDF (veraPDF).
PDF/A-1, 2, 3, 4: ¿cuál elegir?
| Versión | Año | Qué aporta |
|---|---|---|
| PDF/A-1 | 2005 | La primera versión, basada en PDF 1.4. Sin transparencia. Niveles «b» (reproducción visual fiel) y «a» (accesible, estructurado). |
| PDF/A-2 | 2011 | Basada en PDF 1.7: transparencia, capas. Añade el nivel «u» (texto en Unicode). |
| PDF/A-3 | 2012 | Idéntica al PDF/A-2, pero admite archivos adjuntos de cualquier formato: es lo que hace posible la factura Factur-X. |
| PDF/A-4 | 2020 | Basada en PDF 2.0, con variantes para archivos adjuntos (4f) e ingeniería (4e). |
Fuentes: PDF Association, ISO.
Para la mayoría de los usos habituales, la guía oficial de LibreOffice recomienda el PDF/A-2b (LibreOffice). Para una tesis doctoral en Francia, el organismo nacional de archivo recomienda el PDF/A-1 (lo vemos más abajo).
¿Quién lo exige de verdad? El caso de Francia
Aquí conviene ser preciso, porque muchas webs afirman que «la administración exige el PDF/A». La realidad tiene más matices. Tomemos Francia como ejemplo.
Las tesis doctorales. A escala nacional, el depósito electrónico de las tesis no exige la palabra «PDF/A» como tal: exige que el archivo supere FACILE, la prueba con la que el CINES —el centro nacional que archiva las tesis francesas— comprueba que es «archivable» (ABES). FACILE recomienda el PDF/A-1, en versión a o b (CINES). Algunas universidades van más allá y hacen obligatorio el PDF/A; la Université Paris Cité, por ejemplo, escribe que «la conversión es, por tanto, obligatoria» (Université Paris Cité). Consulta las instrucciones de tu universidad.
Las facturas electrónicas. El formato Factur-X, uno de los tres formatos de la reforma francesa de la facturación electrónica, en vigor desde el 1 de septiembre de 2026, es un PDF/A-3 que lleva los datos de la factura como archivo adjunto (LegalPlace, FNFE-MPE). Explicamos esa reforma en Facturación electrónica en Francia: ¿sigue siendo válida tu factura en PDF?.
Los justificantes contables digitalizados. Una empresa que digitaliza sus facturas en papel para conservar solo la versión electrónica tiene que cumplir unas condiciones precisas, fijadas por una orden ministerial de 22 de marzo de 2017: cada documento digitalizado debe «conservarse en formato PDF (Portable Document Format) o en formato PDF A/3 (ISO 19005-3)», los colores se reproducen de forma idéntica y cada archivo lleva un sello de tiempo (Légifrance, LegalPlace). Aquí el PDF/A-3 es una opción, no una obligación.
El archivado. El CINES clasifica el PDF/A entre los formatos «normalizados» adecuados para el archivado —es decir, adoptados formalmente por un organismo de normalización—, mientras que el PDF ordinario es solo «estandarizado», un estándar de hecho (CINES).
La justicia y la contratación pública, en cambio, piden PDF, no PDF/A. Télérecours, la plataforma de presentación telemática de los tribunales administrativos franceses, acepta el PDF —y otros formatos—, con marcadores obligatorios en los archivos que agrupan varios documentos, pero no exige el PDF/A (Télérecours). Ante los tribunales de apelación, una orden ministerial de 20 de mayo de 2020 pedía que los documentos adjuntos a los escritos fueran un «archivo en formato PDF», sin exigir el PDF/A; fue derogada el 1 de septiembre de 2025, y la orden que la sustituyó ya no fija ningún formato (Légifrance, Légifrance). En la contratación pública no hemos encontrado ninguna exigencia de PDF/A. Si un portal rechaza tu PDF, la causa suele ser el tamaño, una contraseña o el nombre del archivo, más que la falta de PDF/A.
Fuera de Francia, la justicia alemana exige PDF y admite, entre otros, el PDF/A-1 y el PDF/A-2; el Colegio de Abogados de Múnich aconseja a los abogados marcar la opción PDF/A para cumplir los estándares técnicos de los tribunales (justiz.de, RAK München), y la Biblioteca del Congreso de Estados Unidos lo incluye entre sus formatos preferidos para los textos digitales (Library of Congress).
¿Cómo se crea un PDF/A?
Lo más fiable es hacerlo desde el documento de origen.
- LibreOffice: Archivo › Exportar a › Exportar a PDF, activa la opción de archivado PDF/A (ISO 19005) y elige la versión (LibreOffice).
- Word: Archivo › Guardar como › PDF › Opciones, marca «Cumple con la norma ISO 19005-1 (PDF/A)» (Microsoft).
- Acrobat Pro: en la herramienta de normas PDF, la opción de guardar como PDF/A (Adobe).
Convertir un PDF existente es menos seguro. La PDF Association advierte de que, según lo que contenga el archivo original, algunas de sus características no se pueden trasladar (FAQ sobre PDF/A). La documentación de Ghostscript, una herramienta libre muy utilizada para estas conversiones, precisa que no «convierte» nada: crea un archivo nuevo que debería tener el mismo aspecto, pero cuyo interior es distinto (Ghostscript). Comprueba siempre el resultado, a simple vista y con un validador.
¿Cómo se comprueba que un archivo es conforme?
Un archivo puede declararse PDF/A sin serlo. Para saberlo, hace falta un validador:
- veraPDF, validador libre y gratuito, respaldado por la PDF Association y la Open Preservation Foundation, que cubre todas las versiones de la norma (veraPDF). Es la herramienta de referencia, y a la que remite la FNFE-MPE —el foro nacional francés de la factura electrónica— para comprobar las facturas Factur-X (FNFE-MPE);
- FACILE, para las tesis, que comprueba que el CINES puede archivar el documento (CINES);
- Acrobat Pro, con su herramienta de comprobación previa (Preflight).
Las causas de fallo más frecuentes: una fuente sin incrustar, transparencia en un PDF/A-1 —a veces invisible, como una opacidad ajustada al 99 %—, una contraseña, un script, colores sin perfil (veraPDF, NASA).
Las operaciones que rompen la conformidad
Un PDF/A sigue siendo un PDF: cualquier herramienta puede modificarlo, y la mayoría no se preocupa de conservar su conformidad. Comprimir, unir, añadir una marca de agua, numerar las páginas, proteger con contraseña: cualquiera de estas operaciones puede producir un archivo que ya no es conforme e incluso, en el caso de una factura Factur-X, eliminar el archivo de datos adjunto. El documento se sigue viendo igual; simplemente, ya no pasará el validador.
La regla práctica: haz todos los cambios en el documento de origen, exporta a PDF/A al final y valida. Si tienes que retocar un PDF/A ya generado —añadir un anexo, aligerar un escaneo—, vuelve a pasar el resultado por veraPDF antes de presentarlo.
Las herramientas de PDFKami (unir, comprimir, numerar, poner marca de agua) funcionan en tu navegador, sin enviar tus archivos, y sirven para preparar los documentos de antemano. No generan PDF/A ni garantizan que un archivo conforme siga siéndolo: si la entrega lo exige, termina con la exportación a PDF/A y la validación.
Glosario
PDF/A: familia de normas ISO (19005) que define un PDF autónomo, destinado al archivado a largo plazo.
Nivel b, a, u: «b» garantiza la reproducción visual, «a» añade la estructura y la accesibilidad, «u», la codificación Unicode del texto.
Fuente incrustada: tipo de letra incluido en el propio archivo, en lugar de buscarse en el ordenador que lo muestra.
Perfil ICC: descripción normalizada de los colores, que permite reproducirlos de forma idéntica en cualquier dispositivo.
veraPDF: validador libre de referencia para la conformidad PDF/A.
CINES: Centre informatique national de l'enseignement supérieur, el centro nacional de informática de la enseñanza superior francesa, encargado, entre otras cosas, del archivo de las tesis doctorales.