PDF/A : ce que c'est, qui l'exige vraiment

Un PDF s'ouvre partout, aujourd'hui. Rien ne garantit qu'il s'ouvrira à l'identique dans trente ans : il peut dépendre d'une police installée sur l'ordinateur de son auteur, d'un contenu chargé depuis Internet, d'un script, d'un mot de passe. Pour les documents qui doivent durer — une thèse, un acte, une archive publique, une facture —, une variante du format a été conçue pour éliminer ces dépendances : le PDF/A, le « A » signifiant archivage.

On le rencontre au moment où un portail refuse un fichier, ou quand une université exige « un PDF/A ». Voici ce que la norme impose, qui l'exige vraiment, et comment s'en sortir.

Qu'est-ce que le PDF/A change par rapport à un PDF ordinaire ?

Le PDF/A est une norme internationale, l'ISO 19005, publiée en plusieurs parties depuis 2005 (PDF Association). Son principe : un fichier autonome, qui contient tout ce qu'il faut pour être affiché à l'identique, sans rien aller chercher ailleurs (FAQ PDF/A). Concrètement :

• les polices sont intégrées au fichier, au lieu de dépendre de celles de l'ordinateur ;
• les couleurs sont décrites de façon indépendante de l'appareil, avec un profil colorimétrique ;
• pas de chiffrement ni de mot de passe — un document d'archive doit pouvoir être ouvert par ceux qui en hériteront ;
• pas de JavaScript, pas d'actions automatiques, pas d'audio ni de vidéo, pas de contenu externe ;
• des métadonnées normalisées, au format XMP, qui décrivent le document.

Ces règles figurent, une à une, dans les profils de validation publiés par le projet veraPDF (veraPDF).

PDF/A-1, 2, 3, 4 : lequel choisir ?

Sources : PDF Association, ISO.

Pour la plupart des usages courants, le guide officiel de LibreOffice recommande le PDF/A-2b (LibreOffice). Pour une thèse, l'organisme national d'archivage recommande le PDF/A-1 (voir plus bas).

Qui l'exige vraiment ?

C'est ici qu'il faut être précis, car beaucoup de sites affirment que « l'administration exige le PDF/A ». La réalité est plus nuancée.

Les thèses de doctorat. Au niveau national, le dépôt électronique des thèses n'impose pas le mot « PDF/A » : il impose de passer le test FACILE du CINES, le centre qui archive les thèses françaises, et qui vérifie que le fichier est « archivable » (ABES). FACILE recommande le PDF/A-1, en version a ou b (CINES). Certaines universités vont plus loin et rendent le PDF/A obligatoire ; Université Paris Cité, par exemple, écrit que « la conversion est donc obligatoire » (Université Paris Cité). Consultez les consignes de votre établissement.

Les factures électroniques. Le format Factur-X, l'un des trois formats de la réforme de la facturation électronique en vigueur depuis le 1er septembre 2026, est un PDF/A-3 contenant les données de la facture en fichier joint (LegalPlace, FNFE-MPE). Nous l'expliquons dans Votre facture PDF est-elle encore valable ?.

Les pièces comptables numérisées. Une entreprise qui numérise ses factures papier pour ne conserver que la version électronique doit respecter des conditions précises, fixées par un arrêté du 22 mars 2017 : chaque document numérisé est « conservé sous format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) », les couleurs sont reproduites à l'identique et chaque fichier est horodaté (Légifrance, LegalPlace). Le PDF/A-3 est ici une option, pas une obligation.

Les archives. Le CINES classe le PDF/A parmi les formats « normalisés » adaptés à l'archivage, là où le PDF ordinaire est simplement « standardisé » (CINES).

La justice et les marchés publics, en revanche, demandent du PDF, pas du PDF/A. Télérecours, la plateforme des juridictions administratives, accepte le PDF — et d'autres formats —, avec des signets obligatoires pour les fichiers regroupant plusieurs pièces, mais n'exige pas le PDF/A (Télérecours). Devant les cours d'appel, l'arrêté du 20 mai 2020 demandait que les documents joints aux actes soient un « fichier au format PDF », sans exiger le PDF/A ; il a été abrogé le 1er septembre 2025, et l'arrêté qui l'a remplacé ne fixe plus de format (Légifrance, Légifrance). Pour les marchés publics, nous n'avons trouvé aucune exigence de PDF/A. Si un portail refuse votre PDF, la cause est plus souvent la taille, un mot de passe ou un nom de fichier que l'absence de PDF/A.

À l'étranger, la justice allemande exige du PDF et admet notamment le PDF/A-1 et le PDF/A-2 ; le barreau de Munich conseille aux avocats de cocher l'option PDF/A pour respecter les standards techniques des tribunaux (justiz.de, RAK München), et la Bibliothèque du Congrès américaine le range parmi ses formats préférés pour les textes numériques (Library of Congress).

Comment créer un PDF/A ?

Depuis le document source, c'est le plus fiable.

• LibreOffice : Fichier › Exporter au format PDF, cochez « Archive (PDF/A, ISO 19005) » et choisissez la version (LibreOffice).
• Word : Fichier › Enregistrer sous › PDF › Options, cochez « Conforme à la norme ISO 19005-1 (PDF/A) » (Microsoft).
• Acrobat Pro : outil de normes PDF, « Enregistrer au format PDF/A » (Adobe).

Convertir un PDF existant est moins sûr. La PDF Association prévient que, selon le contenu du fichier d'origine, certaines de ses caractéristiques ne peuvent pas être transposées (FAQ PDF/A). La documentation de Ghostscript, un outil libre souvent utilisé pour ces conversions, précise qu'il ne « convertit » pas : il crée un nouveau fichier censé avoir le même aspect, mais dont l'intérieur est différent (Ghostscript). Vérifiez toujours le résultat, à l'œil et avec un validateur.

Comment vérifier qu'un fichier est conforme ?

Un fichier peut se déclarer PDF/A sans l'être. La vérification se fait avec un validateur :

• veraPDF, validateur libre et gratuit, soutenu par la PDF Association et l'Open Preservation Foundation, qui couvre toutes les versions de la norme (veraPDF). C'est l'outil de référence, celui vers lequel renvoie la FNFE-MPE pour vérifier les factures Factur-X (FNFE-MPE) ;
• FACILE, pour les thèses, qui vérifie qu'un fichier est archivable par le CINES (CINES) ;
• Acrobat Pro, avec son outil de contrôle en amont (Preflight).

Les causes d'échec les plus fréquentes : une police non intégrée, de la transparence dans un PDF/A-1 — parfois invisible, comme une opacité réglée à 99 % —, un mot de passe, un script, des couleurs sans profil (veraPDF, NASA).

Les opérations qui cassent la conformité

Un PDF/A reste un PDF : n'importe quel outil peut le modifier, et la plupart ne se soucient pas de préserver sa conformité. Compresser, fusionner, ajouter un filigrane, numéroter les pages, protéger par mot de passe : chacune de ces opérations peut produire un fichier qui n'est plus conforme, voire, pour une facture Factur-X, supprimer le fichier de données joint. Le document s'affiche toujours ; il ne passera plus le validateur.

La règle pratique : faites toutes vos modifications sur le document source, puis exportez en PDF/A en dernier, et validez. Si vous devez retoucher un PDF/A déjà produit — assembler une annexe, alléger un scan —, repassez le résultat dans veraPDF avant de le déposer.

Les outils de PDFKami (fusionner, compresser, numéroter, filigraner) travaillent dans votre navigateur, sans envoyer vos fichiers, et sont adaptés à la préparation des pièces en amont. Ils ne produisent pas de PDF/A et ne garantissent pas la conformité d'un fichier qui l'était : pour un dépôt qui l'exige, terminez par l'export PDF/A et la validation.

Lexique

PDF/A : famille de normes ISO (19005) définissant un PDF autonome, destiné à l'archivage à long terme.

Niveau b, a, u : « b » garantit le rendu visuel, « a » ajoute la structure et l'accessibilité, « u » l'encodage Unicode du texte.

Police intégrée : police de caractères incluse dans le fichier, au lieu d'être cherchée sur l'ordinateur qui l'affiche.

Profil ICC : description normalisée des couleurs, qui permet de les restituer à l'identique sur n'importe quel appareil.

veraPDF : validateur libre de référence pour la conformité PDF/A.

CINES : Centre informatique national de l'enseignement supérieur, chargé notamment de l'archivage des thèses.