Hoje, um PDF abre-se em qualquer lado. Nada garante que se abra exatamente da mesma forma daqui a trinta anos: pode depender de um tipo de letra instalado no computador de quem o criou, de um conteúdo carregado da internet, de um script, de uma palavra-passe. Para os documentos que têm de durar — uma tese, uma escritura, um arquivo público, uma fatura —, foi concebida uma variante do formato que elimina essas dependências: o PDF/A, em que o «A» quer dizer arquivo.
Normalmente, dá-se com ele quando um portal recusa um ficheiro, ou quando uma universidade exige «um PDF/A». Eis o que a norma impõe, quem a exige realmente e como resolver a questão.
O que muda o PDF/A em relação a um PDF comum?
O PDF/A é uma norma internacional, a ISO 19005, publicada em várias partes desde 2005 (PDF Association). O princípio: um ficheiro autónomo, que contém tudo aquilo de que precisa para ser apresentado sempre da mesma forma, sem ir buscar nada a outro lado (FAQ PDF/A). Na prática:
- os tipos de letra estão incorporados no ficheiro, em vez de dependerem dos que estão instalados no computador;
- as cores são descritas de forma independente do dispositivo, com um perfil de cor;
- sem cifra nem palavra-passe — um documento de arquivo tem de poder ser aberto por quem o herdar;
- sem JavaScript, sem ações automáticas, sem áudio nem vídeo, sem conteúdo externo;
- metadados normalizados, em formato XMP, que descrevem o documento.
Estas regras constam, uma a uma, dos perfis de validação publicados pelo projeto veraPDF (veraPDF).
PDF/A-1, 2, 3, 4: qual escolher?
| Versão | Ano | O que traz |
|---|---|---|
| PDF/A-1 | 2005 | A primeira versão, baseada no PDF 1.4. Sem transparência. Níveis «b» (apresentação fiel) e «a» (acessível, estruturado). |
| PDF/A-2 | 2011 | Baseada no PDF 1.7: transparência, camadas. Acrescenta o nível «u» (texto em Unicode). |
| PDF/A-3 | 2012 | Idêntica ao PDF/A-2, mas permite ficheiros anexos de qualquer formato — é o que torna possível a fatura Factur-X. |
| PDF/A-4 | 2020 | Baseada no PDF 2.0, com variantes para ficheiros anexos (4f) e para engenharia (4e). |
Fontes: PDF Association, ISO.
Para a maioria dos usos correntes, o guia oficial do LibreOffice recomenda o PDF/A-2b (LibreOffice). Para uma tese de doutoramento em França, o organismo nacional de arquivo recomenda o PDF/A-1 (ver mais abaixo).
Quem o exige realmente? O caso da França
É aqui que convém ser rigoroso, porque muitos sites afirmam que «a administração pública exige o PDF/A». A realidade tem mais nuances. Tomemos a França como exemplo.
As teses de doutoramento. A nível nacional, o depósito eletrónico das teses não impõe a expressão «PDF/A»: impõe que o ficheiro passe no FACILE, o teste com que o CINES (o centro nacional que arquiva as teses francesas) verifica se o ficheiro é «arquivável» (ABES). O FACILE recomenda o PDF/A-1, na versão a ou b (CINES). Algumas universidades vão mais longe e tornam o PDF/A obrigatório; a Université Paris Cité, por exemplo, escreve que «a conversão é, portanto, obrigatória» (Université Paris Cité). Consulte as instruções da sua instituição.
As faturas eletrónicas. O Factur-X, um dos três formatos da reforma francesa da faturação eletrónica, em vigor desde 1 de setembro de 2026, é um PDF/A-3 que traz os dados da fatura num ficheiro anexo (LegalPlace, FNFE-MPE). Explicamos como funciona esta reforma francesa em Faturação eletrónica em França: a sua fatura em PDF ainda é válida?.
Os documentos contabilísticos digitalizados. Uma empresa que digitaliza as suas faturas em papel para conservar apenas a versão eletrónica tem de respeitar condições precisas, fixadas por uma portaria francesa de 22 de março de 2017: cada documento digitalizado é «conservado em formato PDF (Portable Document Format) ou em formato PDF A/3 (ISO 19005-3)», as cores são reproduzidas tal e qual e cada ficheiro recebe um carimbo temporal (Légifrance, LegalPlace). Aqui, o PDF/A-3 é uma opção, não uma obrigação.
Os arquivos. O CINES inclui o PDF/A entre os formatos «normalizados» adequados ao arquivo — ou seja, adotados formalmente por um organismo de normalização —, ao passo que o PDF comum é apenas «estandardizado», isto é, uma norma de facto (CINES).
A justiça e a contratação pública, pelo contrário, pedem PDF, não PDF/A. O Télérecours, a plataforma de entrega eletrónica de peças processuais dos tribunais administrativos franceses, aceita o PDF — entre outros formatos — e torna os marcadores obrigatórios nos ficheiros que reúnem vários documentos, mas não exige o PDF/A (Télérecours). Nos tribunais de recurso (as cours d'appel), uma portaria de 20 de maio de 2020 determinava que os documentos anexados aos atos processuais fossem um «ficheiro em formato PDF», sem exigir o PDF/A; foi revogada a 1 de setembro de 2025, e a portaria que a substituiu já não fixa qualquer formato (Légifrance, Légifrance). Quanto à contratação pública, não encontrámos qualquer exigência de PDF/A. Se um portal recusar o seu PDF, a causa é mais vezes o tamanho, uma palavra-passe ou o nome do ficheiro do que a falta de PDF/A.
Fora de França, a justiça alemã exige PDF e admite, entre outros, o PDF/A-1 e o PDF/A-2; a Ordem dos Advogados de Munique aconselha os advogados a assinalar a opção PDF/A para cumprir as normas técnicas dos tribunais (justiz.de, RAK München). E a Biblioteca do Congresso norte-americana inclui o PDF/A entre os seus formatos preferidos para textos digitais (Library of Congress).
Como criar um PDF/A?
Exportar a partir do documento de origem é o mais fiável.
- LibreOffice: Ficheiro › Exportar como PDF, assinale «Arquivo (PDF/A, ISO 19005)» e escolha a versão (LibreOffice).
- Word: Ficheiro › Guardar Como › PDF › Opções, assinale «Em conformidade com a norma ISO 19005-1 (PDF/A)» (Microsoft).
- Acrobat Pro: na ferramenta de normas PDF, a opção de guardar em formato PDF/A (Adobe).
Converter um PDF existente é menos fiável. A PDF Association avisa que, consoante o conteúdo do ficheiro original, algumas das suas características não podem ser transpostas (FAQ PDF/A). A documentação do Ghostscript, uma ferramenta livre muito usada nestas conversões, esclarece que ele não «converte» nada: cria um novo ficheiro que deverá ter o mesmo aspeto, mas cujo interior é diferente (Ghostscript). Verifique sempre o resultado, a olho e com um validador.
Como verificar se um ficheiro está conforme?
Um ficheiro pode declarar-se PDF/A sem o ser. A verificação faz-se com um validador:
- veraPDF, validador livre e gratuito, apoiado pela PDF Association e pela Open Preservation Foundation, que cobre todas as versões da norma (veraPDF). É a ferramenta de referência, e aquela para a qual remete a FNFE-MPE, o fórum nacional francês da faturação eletrónica, para verificar as faturas Factur-X (FNFE-MPE);
- FACILE, para as teses, que verifica se um ficheiro pode ser arquivado pelo CINES (CINES);
- Acrobat Pro, com a sua ferramenta de verificação prévia (Preflight).
As causas de falha mais frequentes: um tipo de letra não incorporado, transparência num PDF/A-1 — por vezes invisível, como uma opacidade definida em 99% —, uma palavra-passe, um script, cores sem perfil (veraPDF, NASA).
As operações que quebram a conformidade
Um PDF/A continua a ser um PDF: qualquer ferramenta o pode modificar, e a maioria não se preocupa em preservar a sua conformidade. Comprimir, juntar, pôr uma marca de água, numerar as páginas, proteger com palavra-passe: qualquer uma destas operações pode produzir um ficheiro que já não está conforme e até, no caso de uma fatura Factur-X, eliminar o ficheiro de dados anexo. O documento continua a abrir sem problemas; só que já não passa no validador.
A regra prática: faça todas as alterações no documento de origem, exporte para PDF/A no fim e valide. Se tiver de retocar um PDF/A já produzido — juntar um anexo, aligeirar uma digitalização —, volte a passar o resultado pelo veraPDF antes de o entregar.
As ferramentas do PDFKami (juntar, comprimir, numerar, pôr marca de água) funcionam no seu navegador, sem enviar os seus ficheiros, e servem bem para preparar os documentos antes. Não produzem PDF/A e não garantem que um ficheiro conforme continue conforme: para uma entrega que o exija, termine com a exportação para PDF/A e a validação.
Glossário
PDF/A: família de normas ISO (19005) que define um PDF autónomo, destinado ao arquivo a longo prazo.
Níveis b, a, u: «b» garante a apresentação visual, «a» acrescenta a estrutura e a acessibilidade, «u» a codificação Unicode do texto.
Tipo de letra incorporado: tipo de letra incluído no ficheiro, em vez de ser procurado no computador que o apresenta.
Perfil ICC: descrição normalizada das cores, que permite reproduzi-las tal e qual em qualquer dispositivo.
veraPDF: o validador livre de referência para a conformidade PDF/A.
CINES: Centre informatique national de l'enseignement supérieur, o centro nacional de informática do ensino superior francês, encarregado nomeadamente do arquivo das teses de doutoramento.