Cada septiembre, en Francia, con la rentrée —la vuelta al trabajo y a las aulas después del verano—, se repite la misma escena: una visita, diez candidatos y un expediente que hay que mandar «esta misma noche». Los documentos están desperdigados: la notificación del impuesto sobre la renta en PDF, unas nóminas descargadas, una foto del carné de identidad, un contrato de trabajo escaneado torcido. Y todo eso va a acabar en una agencia que no conoces o en manos de un particular al que has encontrado por un anuncio. Para eso existe DossierFacile, el servicio gratuito del Estado francés para preparar el expediente con el que se alquila una vivienda en Francia.
Te contamos qué pide, qué hace con tus documentos y por qué el único paso que no hace por ti —prepararlos— conviene hacerlo en tu propio equipo, no en una web de conversión.
Qué es DossierFacile
Un servicio público gratuito, a cargo del ministerio francés competente en materia de vivienda e incubado en beta.gouv.fr, la incubadora de servicios digitales del Gobierno francés, disponible en dossierfacile.logement.gouv.fr. Subes tus documentos; un equipo de revisores los comprueba (legibilidad, coherencia, que no falte nada); el expediente validado recibe un sello de certificación y un enlace que envías a caseros y agencias, sin tener que mandar otra vez los archivos en cada candidatura.
Dos cosas lo distinguen de un simple intercambio de archivos:
- La marca de agua automática. Todos los documentos que subes llevan la mención «destiné à la location immobilière exclusivement» (destinado exclusivamente al alquiler de vivienda); de esa práctica nació FiligraneFacile, el servicio de marca de agua de uso general del Estado francés (DossierFacile). Un documento que ha pasado por DossierFacile no sirve para abrir una cuenta bancaria ni para pedir un crédito.
- La revisión humana. Un expediente certificado es un expediente que un revisor ha dado por bueno. Para el casero, es tiempo ganado; para ti, una ventaja frente a los expedientes montados a toda prisa.
Qué pide
La base es la de cualquier expediente de alquiler en Francia, regulado por un decreto de 2015 (el Decreto n.º 2015-1437, de 5 de noviembre de 2015) que fija una lista cerrada de lo que el arrendador puede exigir:
- Identidad: un documento de identidad en vigor, por las dos caras.
- Domicilio: los tres últimos recibos del alquiler (quittances de loyer) si vives de alquiler, un certificado de la persona que te aloja (attestation d'hébergement) o la última notificación de la taxe foncière, el equivalente francés del IBI, si tienes vivienda en propiedad.
- Situación profesional: contrato de trabajo o certificado de la empresa, carné de estudiante, extracto Kbis (el certificado de inscripción de una empresa en el registro mercantil francés), etc.
- Ingresos: las tres últimas nóminas, el último avis d'imposition (la notificación anual del impuesto sobre la renta que envía la Hacienda francesa) y los justificantes de otros ingresos.
- Los mismos documentos para cada avalista (garant), la persona que se compromete a pagar el alquiler si tú no puedes.
Cada documento es un archivo; cada archivo tiene que leerse entero, estar en el sentido correcto y no pesar demasiado.
Si vienes del extranjero —por un traslado, por tus estudios o para empezar de cero—, también puedes usar DossierFacile, pero cuenta con tener que traducir. Según sus páginas de ayuda, se acepta una notificación de impuestos extranjera siempre que esté traducida al francés, y una nómina extranjera si es comprensible o va acompañada de una declaración jurada que explique la remuneración (ayuda de DossierFacile: notificación de impuestos extranjera, ingresos). No hace falta un traductor jurado: puedes traducir tú mismo lo esencial, directamente sobre el documento, con los importes convertidos a euros; DossierFacile sugiere incluso imprimir los documentos, escribir a mano las traducciones y fotografiarlos (ayuda de DossierFacile: traducción simplificada). No es una manía de DossierFacile, sino la regla para cualquier expediente de alquiler en Francia: las copias tienen que estar redactadas o traducidas al francés, con los importes en euros, y como justificante de identidad vale un documento extranjero con foto, ya sea carné de identidad (el DNI, por ejemplo), pasaporte o permiso de conducir (service-public.gouv.fr).
¿Todavía no tienes notificación de impuestos francesa? El formulario tiene una opción, «Vous n’avez pas d’avis d’impôt» (no tienes notificación de impuestos), en la que eliges tu situación (ayuda de DossierFacile). Y un visado por sí solo no sirve como justificante de identidad: tiene que ir acompañado del pasaporte, igual que el resguardo de una primera solicitud de permiso de residencia (ayuda de DossierFacile: permiso de residencia).
El avalista suele ser el escollo. La guía de DossierFacile para estudiantes extranjeros lo dice sin rodeos: algunos propietarios aceptan un avalista que vive en el extranjero, pero es poco habitual; propone en su lugar Visale o una garantía bancaria, es decir, una cantidad que se deposita en un banco francés como respaldo (DossierFacile). La notificación de impuestos de un avalista extranjero también tiene que estar traducida al francés (ayuda de DossierFacile). Visale es una garantía de Action Logement, un organismo francés de vivienda, que hace de avalista gratis y cubre los impagos del alquiler y los desperfectos en la vivienda. Puede pedirla cualquier persona de 18 a 30 años, ambos incluidos, sea cual sea su situación, y los asalariados del sector privado de más de 30 años que cumplan ciertas condiciones; por ejemplo, durante los seis meses siguientes a su incorporación a un empleo o a un traslado dentro de la misma empresa o del mismo grupo. A los estudiantes de la UE les basta con el carné de estudiante y un pasaporte en vigor; los de fuera de la UE necesitan un visado de larga duración que valga como permiso de residencia con la mención «étudiant» (o un passeport talent), o un permiso de residencia de estudiante, y no pueden pedirla antes de la fecha en que empieza a valer el visado; el resto de solicitantes de fuera de la UE necesitan un permiso de residencia en vigor o un visado que valga como autorización de trabajo (Visale, hasta 30 años, más de 30 años, requisitos según la nacionalidad). DossierFacile incluye Visale entre los organismos de garantía que puedes añadir a tu expediente (ayuda de DossierFacile).
¿Y en España? La Ley de Arrendamientos Urbanos no contiene una lista de los documentos que se pueden pedir a un candidato, como la del decreto francés (BOE). Sobre los datos que se le piden, rige el RGPD, como en toda la UE: tienen que ser «adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario» para la finalidad (BOE). No hemos encontrado en la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos) una guía específica sobre los expedientes de alquiler, pero sí un criterio general sobre el DNI: para contratar no suele hacer falta entregar una copia; cuando no es estrictamente necesaria una copia íntegra, puedes ocultar los datos que no sirven para identificarte, como el número de soporte, y hay que evitar enviarla por correo electrónico (AEPD, AEPD). Tampoco hemos encontrado en España un servicio público que revise y certifique el expediente del inquilino como hace DossierFacile. Son referencias, no una guía: para las normas del lugar donde alquilas, consulta a la AEPD o a las autoridades de tu país.
El paso que nadie hace por ti: la preparación
DossierFacile revisa y pone la marca de agua. No endereza una foto torcida, no quita las páginas que sobran de un contrato de veinte páginas, no convierte una captura de pantalla en un PDF limpio ni comprime un escaneo de 8 MB. Un expediente rechazado por «documento ilegible» o «documento incompleto» vuelve a la cola: días perdidos en plena temporada.
Y ahí es donde muchos se equivocan: para «limpiar» sus documentos, recurren al primer conversor en línea que encuentran. Resultado: el documento de identidad, las nóminas y la notificación de impuestos —el kit completo para suplantar una identidad— acaban en los servidores de una web comercial antes de llegar, con su marca de agua, al servicio del Estado. Toda la protección de DossierFacile llega cuando el riesgo ya se ha corrido.
La preparación tiene que hacerse en tu equipo. Con PDFKami, todo se ejecuta en el navegador, sin enviar nada:
- Fotos → PDF. Carné de identidad, recibos del alquiler fotografiados: JPG a PDF, con la opción de página A4 centrada. Un documento por archivo.
- Páginas de más. Un contrato de trabajo de quince páginas del que la agencia solo quiere la primera y la última: Eliminar páginas. Cuanto menos envías, menos expones.
- Orientación. Una página del revés es un motivo de rechazo frecuente: Girar PDF.
- Peso. Un escaneo pesado lo ralentiza todo y puede superar los límites: Comprimir PDF, nivel medio.
- Agrupar, solo si el destinatario lo pide: Unir PDF. DossierFacile prefiere un documento por archivo.
- Analizar, si un documento viene de otra persona (un certificado recibido por correo): Analizar un PDF antes de añadirlo.
Puedes hacer todo esto en modo avión. No sale nada de tu equipo hasta que decides subirlo a DossierFacile.
Y cuando el casero no quiere saber nada de DossierFacile
Pasa: una agencia con su propio portal, un particular que quiere «los PDF por correo». En ese caso, DossierFacile ya no te protege y la marca de agua pasa a ser cosa tuya. Ponla tú, en local, con Marca de agua PDF —uso, destinatario, fecha— en cada documento, antes de enviar nada. Te explicamos qué escribir y por qué en Por qué poner una marca de agua a tu documento de identidad.
Y dos reglas que recuerda el propio DossierFacile: no enviar nunca tus documentos a alguien de cuya identidad no estás seguro, y desconfiar de los anuncios demasiado buenos para ser verdad que piden el expediente antes de la visita. Es la vía favorita de los suplantadores para hacerse con documentos (beta.gouv.fr).