Todos os anos em França, na rentrée — o regresso às aulas e ao trabalho, em setembro —, repete-se a mesma cena: uma visita, dez candidatos e um processo de arrendamento para enviar «ainda hoje». Os documentos andam dispersos — uma nota de liquidação de impostos em PDF, recibos de vencimento descarregados, uma fotografia do cartão de identidade, um contrato de trabalho digitalizado torto. E tudo isso vai seguir para uma imobiliária que não conhece, ou para um particular encontrado num anúncio. O DossierFacile, o serviço gratuito do Estado francês para montar o processo de candidatura ao arrendamento de uma casa em França, existe precisamente para isto.
Eis o que pede, o que faz com os seus documentos e porque é que a única etapa que não faz por si — prepará-los — merece ser feita no seu computador, e não num site de conversão.
O que é o DossierFacile
Um serviço público gratuito, da responsabilidade do ministério francês que tutela a habitação e incubado no beta.gouv.fr, a incubadora de serviços digitais do Governo francês, acessível em dossierfacile.logement.gouv.fr. Carrega lá os seus documentos; técnicos do serviço verificam-nos (legibilidade, coerência, se não falta nada); o processo validado recebe um selo e uma ligação de partilha que envia aos senhorios, sem ter de reenviar os ficheiros a cada candidatura.
Duas coisas o distinguem de uma simples partilha de ficheiros:
- A marca de água automática. Todos os documentos carregados são marcados com «destiné à la location immobilière exclusivement» (destinado exclusivamente ao arrendamento) — foi desta prática que nasceu o FiligraneFacile, o serviço generalista de marca de água do Estado francês (DossierFacile). Um documento que passou pelo DossierFacile não serve para abrir uma conta nem para contrair um crédito.
- A validação humana. Um processo com selo é um processo que um técnico considerou conforme. Para o senhorio, é tempo ganho; para si, é uma vantagem sobre os processos montados à pressa.
O que pede
A base é a de qualquer processo de arrendamento em França, enquadrada por um decreto de 2015 (Decreto n.º 2015-1437, de 5 de novembro de 2015) que fixa uma lista taxativa do que um senhorio pode exigir:
- Identidade: documento de identificação válido, frente e verso.
- Morada atual: os três últimos recibos de renda (quittances de loyer), se arrenda; uma declaração de quem o aloja (attestation d'hébergement); ou o último aviso da taxe foncière (o equivalente francês do IMI), se for proprietário.
- Situação profissional: contrato de trabalho ou declaração da entidade patronal, cartão de estudante, certidão Kbis (o equivalente francês da certidão permanente do registo comercial), etc.
- Rendimentos: os três últimos recibos de vencimento, o último avis d'imposition (a nota de liquidação do imposto sobre o rendimento, emitida pelo fisco francês) e comprovativos de outros rendimentos.
- Os mesmos documentos para cada fiador (garant) — a pessoa que se compromete a pagar a renda se o inquilino não o fizer.
Cada documento é um ficheiro; cada ficheiro tem de estar legível do princípio ao fim, na posição certa e ser razoavelmente leve.
Se vem de Portugal ou de outro país — por uma transferência profissional, para estudar ou para recomeçar —, também pode usar o DossierFacile, mas conte com algumas traduções. As páginas de ajuda indicam que uma nota de liquidação estrangeira é aceite desde que traduzida para francês, e um recibo de vencimento estrangeiro se for compreensível ou vier acompanhado de uma declaração sob compromisso de honra a explicar a remuneração (ajuda DossierFacile: aviso de imposto estrangeiro, rendimentos). Não precisa de tradutor ajuramentado: pode traduzir por si os pontos essenciais, diretamente no documento — o DossierFacile sugere até imprimir os documentos, escrever as traduções à mão e fotografá-los (ajuda DossierFacile: tradução simplificada). É a regra de qualquer processo de arrendamento em França, não uma particularidade do DossierFacile: as cópias têm de estar redigidas ou traduzidas em francês, com os montantes em euros — o que, num documento português, já está feito —; um cartão de identidade, passaporte ou carta de condução estrangeiros com fotografia são aceites como prova de identidade; e, se os seus rendimentos não foram tributados em França, vale o documento equivalente da administração fiscal do país em causa — para quem vem de Portugal, a nota de liquidação do IRS (service-public.gouv.fr).
Ainda sem avis d'imposition francês? O formulário tem uma opção «Vous n'avez pas d'avis d'impôt» (não tem aviso de imposto), onde escolhe a sua situação (ajuda DossierFacile). E, se não for cidadão da União Europeia, um visto, sozinho, não prova a identidade: tem de vir acompanhado do passaporte, tal como o recibo de um primeiro pedido de título de residência (ajuda DossierFacile: título de residência).
O fiador é muitas vezes o ponto difícil. O próprio guia do DossierFacile para estudantes estrangeiros é franco: alguns senhorios aceitam um fiador que vive no estrangeiro, mas é raro; sugere antes a Visale, ou uma garantia bancária — uma quantia depositada num banco francês como caução (DossierFacile). A nota de liquidação de um fiador estrangeiro também tem de ser traduzida para francês (ajuda DossierFacile). A Visale é uma garantia da Action Logement, um organismo francês da habitação, que se torna o seu fiador gratuitamente, cobrindo rendas em atraso e danos no imóvel. Está aberta a qualquer pessoa entre os 18 e os 30 anos inclusive, seja qual for a sua situação, e aos trabalhadores do setor privado com mais de 30 anos, sob certas condições — por exemplo, até seis meses depois de começar num emprego ou de uma transferência dentro da mesma empresa ou grupo. Quanto à nacionalidade, a condição abrange quem reside na UE, no EEE ou na Suíça; um estudante da UE tem de apresentar cartão de estudante e passaporte válidos. Os estudantes de fora da UE precisam de um visto de longa duração equivalente a título de residência com a menção «étudiant» (ou de um passeport talent), ou de um título de residência de estudante, e um visto cuja data de início ainda não chegou não é aceite; os restantes candidatos de fora da UE precisam de um título de residência válido ou de um visto que valha como autorização de trabalho (Visale, até 30 anos, mais de 30 anos, condições de nacionalidade). O DossierFacile inclui a Visale entre os organismos garantes que pode juntar ao processo (ajuda DossierFacile).
E em Portugal? Se um senhorio ou uma imobiliária lhe pedir uma cópia do cartão de cidadão, a lei só permite fotocopiá-lo ou digitalizá-lo com o seu consentimento, salvo nos casos previstos na lei ou por decisão de autoridade judiciária (Lei n.º 7/2007, artigo 5.º). A CNPD, a Comissão Nacional de Proteção de Dados, precisa que esse consentimento só é livre se lhe for dada uma alternativa efetiva para provar a identidade — mostrar o cartão presencialmente, por exemplo —, aconselha a perguntar, por escrito, em que norma legal se baseia o pedido e, quando a cópia é legalmente exigida, admite que oculte os dados que não sejam relevantes para o fim em causa (CNPD). Para os restantes documentos (recibos de vencimento, nota de liquidação do IRS), não encontrámos uma posição da CNPD dirigida aos senhorios, nem uma lista legal como a do decreto francês; a referência é o princípio da minimização do RGPD, segundo o qual os dados pessoais devem ser «adequados, pertinentes e limitados ao que é necessário» para a finalidade (RGPD, artigo 5.º). Também não encontrámos um serviço público português que verifique e certifique o processo de um candidato para qualquer senhorio, como faz o DossierFacile. São pontos de referência, não um guia: para o seu caso concreto, consulte a CNPD ou as entidades competentes.
A etapa que ninguém faz por si: a preparação
O DossierFacile verifica e põe a marca de água. Não endireita uma fotografia torta, não retira as páginas inúteis de um contrato de vinte páginas, não converte uma captura de ecrã num PDF limpo, não comprime uma digitalização de 8 MB. Um processo rejeitado por «documento ilegível» ou «documento incompleto» volta para a fila de espera — dias perdidos em plena época alta.
E é aqui que muitos erram: para «limpar» os documentos, recorrem ao primeiro conversor online que encontram. Resultado: o cartão de identidade, os recibos de vencimento e a nota de liquidação — o kit completo para uma usurpação de identidade — são carregados nos servidores de um site comercial antes de chegarem, com marca de água, ao serviço do Estado. Toda a proteção do DossierFacile entra em ação depois de o risco já ter sido corrido.
A preparação deve ser feita no seu computador. Com o PDFKami, tudo corre no navegador, sem envio:
- Fotografias → PDF. Cartão de identidade, recibos de renda fotografados: JPG para PDF, modo A4 com a imagem centrada. Um documento por ficheiro.
- Páginas a mais. Um contrato de trabalho de quinze páginas de que a imobiliária só quer a primeira e a última: Eliminar páginas. Envia menos, logo expõe menos.
- Orientação. Uma página ao contrário é um motivo de rejeição frequente: Rodar PDF.
- Tamanho. Uma digitalização pesada atrasa tudo e pode ultrapassar os limites: Comprimir PDF, nível Médio.
- Junção, só se o destinatário a pedir: Juntar PDF. O DossierFacile prefere um documento por ficheiro.
- Análise, se um documento vier de terceiros (uma declaração recebida por email): Analisar um PDF antes de o juntar ao processo.
Pode fazer tudo isto em modo de voo. Nada sai do seu computador até decidir carregar os documentos no DossierFacile.
E quando o senhorio não quer o DossierFacile
Acontece: uma imobiliária com o seu próprio portal, um particular que quer «os PDF por email». Nesse caso, o DossierFacile deixa de o proteger, e a marca de água passa a ser responsabilidade sua. Aplique-a por si, localmente, com Marca de água PDF — uso, destinatário, data — em cada documento, antes de qualquer envio. Explicamos o que escrever e porquê em Porquê pôr uma marca de água no documento de identificação.
E duas regras que o próprio DossierFacile lembra: nunca enviar os documentos a alguém cuja identidade não é certa, e desconfiar dos anúncios bons demais para ser verdade que pedem o processo antes da visita — é o modo de recolha preferido dos usurpadores (beta.gouv.fr).